Software Gestionale

Cos’è un software gestionale
e perchè è indispensabile per
una gestione aziendale di successo


Il software gestionale è oramai uno strumento imprescindibile per un’azienda, per piccola che sia, dal momento che permette di controllare i suoi flussi e fornire dati utili per le scelte strategiche aziendali.
I gestionali sono programmi informatici, costituiti da vari moduli, pensati per organizzare e semplificare la gestione aziendale.
Sempre più l’efficienza e la competitività di un’impresa si misurano con l’ottimizzazione e l’automazione dei processi aziendali. Ed è in questo contesto che risiede il successo dei software gestionali.

INDICE DEI CONTENUTI

Software gestionale: dalle origini ad oggi

Nel corso degli anni i programmi gestionali si sono evoluti da semplici software per tenere in ordine la contabilità a sistemi ERP completi e multifunzione, flessibili e adattabili ad aziende di diversi settori e dimensioni.

Se facciamo qualche passo indietro nel tempo alle origini dei software gestionali, nei primi anni 60, molto prima delle applicazioni ERP, i cosiddetti programmi servivano per la gestione e l’organizzazione dei dati ed erano identificati da procedure, tra loro molto disomogenee, per lo più caratterizzate da archivi non ben organizzati e certamente non governati da una base dati.

Solo negli anni 80, con la larga diffusione dei DBMS (Database Management Systems), hanno cominciato a prendere forma le applicazioni gestionali per come le conosciamo. Ovvero software concepiti per gestire documenti e procedure in grado di condividere archivi comuni, tuttavia non ancora caratterizzati da un insieme omogeneo di tecnologie e spesso strutturati in applicazioni diverse tra loro. Procedure identificate dalla cosiddetta programmazione a regola d’arte.

Agli inizi degli anni 90 si cominciano ad individuare soluzioni integrate dove le informazioni non solo vengono strutturate in un’unica base dati, ma anche gestite in modo organizzato per aree operative ben definite quali le Vendite, gli Acquisti, l’Amministrazione e il Controllo di Gestione, piuttosto che la Logistica, la Produzione o il Project Management, e molte altre ancora.

 

Software gestionale aziendale: caratteristiche e funzioni

I software gestionali sono utili per qualunque azienda necessiti di organizzare il lavoro dei propri reparti in maniera efficiente e produttiva.
Esistono infatti alcune esigenze comuni a qualsiasi azienda, come ad esempio monitorare in tempo reale la situazione dei pagamenti in entrata e in uscita, controllare le scadenze a carico dell’impresa, gestire i documenti di trasporto, tenere in ordine l’inventario e le operazioni di carico e scarico del magazzino, per citarne solo alcune.
Se poi l’azienda è di tipo manifatturiero si aggiungono tutta una serie di esigenze legate all’organizzazione e ottimizzazione dei processi produttivi.

Sono quindi davvero molte le aree di applicazione di un software gestionale aziendale, ma in generale possiamo affermare che un buon gestionale dovrebbe sempre garantire la gestione delle seguenti macro aree:

  • Contabilità e Finanza: Gestione contabile, amministrativa e finanziaria
  • Controllo di Gestione: Controllo delle attività e del raggiungimento di budget, mediante la definizione di obiettivi
  • Ciclo Attivo e Passivo: Gestione completa del processo di fatturazione ai clienti (dalla gestione degli ordini/offerte all’emissione delle fatture elettroniche) e del rapporto azienda-fornitori
  • Logistica e Magazzino: Gestione delle movimentazioni di magazzino, dei depositi e degli inventari
  • Produzione: Gestione del processo produttivo dall’MRP (pianificazione dei fabbisogni dei materiali) alla programmazione e alla schedulazione dell’intero ciclo produttivo

 

I vantaggi di un software gestionale

Maggiore efficienza, velocità e sicurezza
Un software gestionale permette di automatizzare i processi, riducendo drasticamente i tempi impiegati per operazioni che una volta venivano svolte “manualmente” o con l’ausilio di file excel. In tal modo, inoltre, l’errore umano viene ridotto al minimo e la possibilità di poter conservare qualsiasi documento in formato digitale aumenta i livelli di sicurezza.

Riduzione tempi e costi
È la diretta conseguenza del punto precedente. Se un lavoro può essere fatto più velocemente, si avrà un risparmio di tempo, che equivale a un risparmio di denaro. I software gestionali, specialmente quelli di ultima generazione, permettono l’automazione di moltissimi processi aziendali.

Analisi dati in tempo reale
Una caratteristica fondamentale dei software gestionali di nuova generazione è la possibilità di analizzare i dati in tempo reale e ricavare dashboard e report precisi e dettagliati.
Accedere a metriche e KPI è fondamentale per tarare la propria strategia aziendale sulla base di dati certi, relativi agli indicatori rilevanti per il proprio business.

Completa integrazione di tutti i processi di business
I software gestionali moderni, ovvero gli ERP di nuova generazione, integrano tutti i processi di business rilevanti di un’azienda, attraverso funzioni che sfruttano le ultime tecnologie e permettono di dialogare in tempo reale con la propria filiera produttiva o commerciale. Ecco così che l’azienda diventa un sistema aperto, altamente integrato con il mondo esterno.

 

Quando cambiare Software Gestionale

Il passaggio a un nuovo software gestionale non è certo una cosa da prendere sottogamba.  Si tratta di un passaggio importante, che va ad impattare su tutte le aree dell’azienda, dagli acquisti alle vendite, dall’amministrazione alla tesoreria, dalla produzione alla qualità.
Tuttavia in alcuni casi andare in software selection si rende necessario, perchè in uno scenario complesso e competitivo come quello odierno, poter fare affidamento su strumenti di gestione affidabili, veloci e flessibili, può fare davvero una grande differenza per un’azienda.

Quali sono alcune avvisaglie che ci segnalano quando è ora di guardarsi in giro e cercare un nuovo gestionale? Quello descritto di seguito è uno scenario comune a molte aziende:

Ti sei reso conto che ancora troppa carta gira in ufficio, ancora troppe attività vengono gestite manualmente, fatichi ad avere sotto controllo l’andamento della tua azienda in generale e dei
vari reparti nello specifico.

Diverse attività aziendali vengono gestite con strumenti diversi dal gestionale e le tue persone sono costrette a replicare informazioni con una serie di problemi quotidiani: i dati sono disallineati, le informazioni non sono condivise e ciascuno ha una sua versione delle cose.

Il tuo vecchio software che ti ha accompagnato per molti anni è certamente affidabile e svolge bene le sue funzioni, tuttavia ti accorgi che ti sta precludendo la crescita. Non è in grado di allinearsi alle funzioni implementate dalle novità di mercato, ad esempio non può essere fruito in Cloud, non riesce ad interscambiare processi con Clienti e Fornitori, manca di Workflow integrato, non riesce a colloquiare con gli impianti in ottica Industry 4.0, etc…

 

Cose da considerare nella scelta di un nuovo Software Gestionale

Le cose da valutare nella scelta di un nuovo software gestionale sono davvero molte: il prodotto deve coprire quanto più possibile le esigenze generali e specifiche dell’azienda, che possono variare anche di molto in base al settore di attività, mercato di vendita, dimensioni aziendali ed eventuale presenza di sedi estere.
Ci sono alcuni aspetti base che accomunano tutte le aziende nel processo di software selection, a cui normalmente viene data attenzione: l’interfaccia dovrà essere intuitiva e facile da utilizzare, le informazioni dovranno essere facilmente accessibili, si dovrà ragionare su quali informazioni (quali dati) si potranno recuperare dagli archivi del “vecchio” software gestionale, si dovranno pianificare le attività di formazione agli utenti e il momento della partenza effettiva con il nuovo software.

Inoltre, si dovrà valutare se il software risolve le esigenze dell’azienda con le funzionalità standard o se invece si renda necessario ricorrere ad una o più personalizzazioni per adattarne il funzionamento.

Ci si dovrà informare sulle modalità operative con cui il fornitore lavora:

  • Come sarà erogata la formazione? presso la sede dell’azienda, da remoto, mista; con corsi registrati o sempre e solo in modalità live?
  • Come viene erogata l’assistenza? Telefonica, tramite mail, o con l’apertura di ticket che garantiscono la tracciabilità? Con quali canali e con quali tempistiche?
  • Quanti aggiornamenti verranno rilasciati mediamente ogni anno? Cosa comporterà aggiornare la procedura (tempi di fermo, necessità di adattare eventuali personalizzazioni, test di buon funzionamento della nuova release)? Chi se ne occuperà?

 

Suggerimenti utili

Ci sono inoltre molti altri aspetti da prendere in considerazione, che potrebbero sfuggire ad una prima valutazione ma che non sono assolutamente da sottovalutare. Tra i principali elenchiamo:

Verificare l’INTEGRAZIONE

Scegli un prodotto che integri nativamente le aree funzionali di cui la tua azienda ha bisogno:

  • Se si tratta di un’azienda di Produzione verifica che le esigenze della tua azienda siano ben coperte dal software che andrete ad acquistare.
  • Se l’azienda si avvale di agenti e venditori assicurati che la soluzione disponga di interfacce specifiche per agevolare l’attività di vendita (CRM, raccolta ordini, tentata vendita).
  • Se l’azienda opera nel mondo dei Servizi verifica che ci sia una gestione dei Progetti in grado di gestire tutte le fasi dalla preventivazione all’esecuzione delle attività alla consuntivazione.

I vantaggi di una soluzione integrata sono numerosi e di considerevole valore: i dati vengono inseriti una sola volta, si evita lo sviluppo di interfacce di comunicazione tra applicativi diversi, non ci saranno disallineamenti in caso di aggiornamento di versione.

L’importanza delle informazioni: Controllo di Gestione

Solitamente il Controllo di Gestione viene inteso come un’attività riservata ad uno specialista che parla di Centri di Analisi (Costo e Ricavo), di Voci di Analisi (Spesa e Ricavo), di ribaltamento e di ripartizione di costi, di bilanci di periodo e comparativi.

Va tutto bene, sicuramente il Controllo di Gestione è un’attività fondamentale per individuare i punti di forza aziendali e le aree di miglioramento su cui intervenire; ma non lasciate questo compito al “controller”!
È necessario essere consapevoli del fatto che il successo (o l’insuccesso) dell’azienda è la somma del buon funzionamento dei singoli reparti. Per questo motivo il Controllo di Gestione deve essere esteso ad ogni area funzionale dell’azienda e si basa sui dati che ogni giorno vengono imputati dagli utenti.

L’azienda dovrebbe coinvolgere ogni responsabile nella fase di valutazione del software con cui gestirete l’azienda per anni, evitando che la scelta sia riservata a poche persone.

Dopo avere verificato che il software soddisfi le esigenze “operative” dell’azienda, assicurati di poter sfruttare al meglio il patrimonio informativo aziendale.

Solo per fare alcuni esempi:

Il responsabile Commerciale dovrà avere dashboard e cruscotti per monitorare costantemente l’andamento delle trattative, degli ordini di vendita e delle consegne rispetto ai periodi precedenti e al budget stabilito, per periodo, per area geografica, per linea di prodotto, per agente etc.

Il responsabile di Produzione avrà la necessità di conoscere, in tempo reale, il carico di lavoro delle macchine, quali stiano lavorando e quali invece presentino dei problemi su cui intervenire, per assicurarsi di sfruttare sempre al meglio gli investimenti aziendali.

Il responsabile Marketing, oltre a disporre di strumenti per gestire i lead ed impostare le campagne promozionali, dovrà poter analizzare i risultati in modo da affinare sempre meglio le attività ed ottimizzare i risultati.

Il responsabile della Tesoreria dovrà avere report opportuni per monitorare la situazione dei crediti, le esposizioni con le banche, i ritardi di pagamento, i flussi di cassa previsti.

Il responsabile degli Acquisti dovrà poter vedere con facilità il valore degli ordini effettuati, l’effettivo rispetto delle date di consegna promesse dai fornitori, le statistiche relative alla qualità delle forniture.

Risolvi le esigenze di oggi e valuta quelle di domani

Nella scelta di un software gestionale devi ovviamente valutare di riuscire a soddisfare ciò che serve all’azienda “adesso”, ma non trascurare di dare un’occhiata alle ulteriori possibilità che vi vengono offerte e che vi potranno essere di grande aiuto in un prossimo futuro:

  • Forse oggi non disponete di un sito di e-commerce e magari non ci avete mai pensato; tuttavia scegliere un software che possa integrare una soluzione di e-commerce potrebbe aprirvi una possibilità commerciale a cui non avete ancora pensato: ampliare il vostro mercato raggiungendo clienti geograficamente lontani dalla vostra sede e che oggi non riuscite a raggiungere con la vostra rete di vendita.
  • Forse la vostra gestione delle attività commerciali è basata su appunti presi al volo, promemoria inseriti in outlook, previsioni di fatturato scritte su un foglio di excel; tuttavia pensate alla possibilità di poter gestire un numero sempre maggiore di venditori, di trattative e di ordini con un CRM che nasce proprio per impostare e mettere ordine nelle attività che riguardano la gestione del rapporto con il cliente.

  • Fino a ieri e in buona parte anche oggi, una grande quantità di informazioni vengono imputate manualmente dagli operatori nel software gestionale; tuttavia l’evoluzione tecnologica, la creazione di standard di comunicazione e l’integrazione sempre più spinta farà si che gran parte dei dati arriveranno nel software in modalità automatica; ecco che sarà importante scegliere una soluzione che sia predisposta per l’integrazione con altre piattaforme proprio per automatizzare il flusso di informazioni evitando, o limitando fortemente, l’imputazione manuale dei dati a favore di attività a maggior valore aggiunto.

Interfacce specifiche per esigenze particolari

Normalmente buona parte degli utilizzatori del software gestionale in azienda lavorano da una scrivania, dotata di un computer, uno schermo, una tastiera ed un mouse: per tutti questi utenti il software deve avere una interfaccia completa e ricca di funzionalità.

Tuttavia alcune tipologie di utenti operano in situazioni particolari ed hanno bisogno di strumenti appositi; è fondamentale adottare una soluzione gestionale predisposta per queste esigenze:

  • Il venditore potrà utilizzare il proprio smartphone o un tablet per visualizzare le informazioni riguardanti il proprio cliente, gli ultimi ordini, la situazione contabile e magari poter inserire un ordine.
  • Il magazziniere dovrà disporre di dispositivi industriali che lo supportino nelle attività di lettura dei bar code, di stoccaggio della merce a magazzino, di prelievo (picking) e di imballaggio (packing).

  • L’operatore che effettua un’attività presso clienti potrà utilizzare il proprio smartphone per dichiarare l’attività effettuata.

  • La disponibilità di un’interfaccia web consentirà l’accesso al sistema informativo anche da pc che dispongono del solo accesso ad internet.

Occhio al fornitore

Il software gestionale è lo strumento fondamentale per gestire ed ottimizzare le attività di un’azienda, fornire ai vari responsabili le informazioni indispensabili per la quotidianità operativa e per le scelte strategiche.

Possiamo dunque affermare che il Gestionale o l’ERP è un pilastro fondamentale per il successo di un’azienda.

Ma il software è solamente uno strumento; affinché diventi una vera e propria soluzione, in grado di fare la differenza in positivo, è necessario che sia impostato correttamente ed eventualmente personalizzato secondo le specifiche esigenze aziendali, ben conosciuto dagli utenti per sfruttare ogni singola funzionalità disponibile e supportato da un servizio di assistenza in grado di soddisfare i dubbi e fugare le incertezze operative di chi utilizza la soluzione.

Tutte queste attività rivestono un’importanza fondamentale e nella scelta di una soluzione devono essere valutate al pari delle funzionalità del software.

Quando scegli un software gestionale, scegli prima di tutto il fornitore che ti dà più fiducia rispetto alle competenze ed alle capacità di affiancarti e supportarti nel tempo.

Per qualsiasi approfondimento rispetto alle tematiche trattate non esitare a contattarci, saremo lieti di illustrarti le soluzioni gestionali più adatte alle specificità della tua azienda.

 

 

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