Software gestionale: cos’è e a cosa serve
4 Marzo 2024
I software ERP sono piattaforme complete che integrano tutte le funzioni essenziali per la gestione di un’azienda (Contabilità, Inventario e Gestione degli ordini, Produzione, CRM, Catena di approvvigionamento, Servizi, etc) e che sono in grado di automatizzare ed informatizzare i processi di business e le informazioni dell’intera organizzazione.
Gli ERP rappresentano oggi quel complesso sistema di regole ed algoritmi in grado di governare i processi ed i flussi aziendali sia delle aziende di grandi dimensioni che delle piccole e medie imprese.
Si tratta di procedure che operano in una dimensione astratta e digitale, ma che assumono un valore molto pragmatico in quanto permettono di supportare, guidare e talvolta sostituire attività operative per conto delle risorse umane.
I software ERP sono diventati uno strumento importantissimo per le aziende di svariati settori: non solo per il settore manifatturiero, per cui sarebbe impensabile approcciare il mondo dell’Industry 4.0 senza un buon sistema ERP a supporto, ma per qualsiasi azienda che desideri far crescere il suo business e ridurre gli sprechi di tempo e denaro.
Gli ERP vengono spesso paragonati alla spina dorsale informatica di un’impresa, dal momento che collegano tra loro tutti i processi, automatizzandoli e migliorandoli.
L’azienda diventa così un “organismo”, la cui colonna vertebrale (l’ERP appunto) collega le diverse aree e le fa comunicare, tra di loro e con l’esterno.
La caratteristica comune a tutti i software ERP è infatti un database condiviso che supporta molteplici funzioni utilizzate da diverse unità aziendali. Questo significa che tutti i dipendenti di un’azienda, che si tratti dell’ufficio Amministrazione, del Reparto Acquisti o del Marketing, grazie ad un ERP possono fare affidamento sulle stesse informazioni per le loro esigenze specifiche, dialogando per così dire nella stessa lingua.
Con un ERP l’azienda ha accesso a informazioni accurate che consentono di prendere decisioni migliori più rapidamente. Inoltre è possibile automatizzare i processi ripetitivi, riducendo drasticamente i costi e i possibili rischi ed errori.
Gli ERP di seconda generazione, oltre a quanto detto, si avvalgono delle nuove tecnologie – come l’apprendimento automatico, l’intelligenza artificiale e le tecnologie di comunicazione – per permettere in tempo reale di dialogare con tutta la filiera produttiva e di vendita, raccogliere ed elaborare le informazioni, monitorare l’andamento del business e suggerire o pianificare delle attività di conseguenza.
Un ERP raccoglie e immagazzina tutte le informazioni rilevanti per l’azienda in un’unica piattaforma. Ciò consente a tutti i dipartimenti di accedere e condividere dati aggiornati e accurati in tempo reale. La centralizzazione dei dati facilita la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti e riduce il rischio di errori e duplicazioni.
I software ERP semplificano e automatizzano i processi aziendali principali per una maggiore ottimizzazione delle risorse, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per svolgere attività manuali e ripetitive. L’automazione può anche contribuire a ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.
I moduli di un software ERP sono progettati per lavorare insieme in modo sincronizzato in tutte le aree aziendali. Ad esempio, quando un ordine viene registrato nel modulo vendite, quello magazzino viene automaticamente aggiornato con le informazioni sull’inventario e il modulo produzione può pianificare la produzione in base alla domanda. Inoltre, un sistema ERP è in grado di interfacciarsi e integrarsi completamente con applicazioni esterne presenti in azienda.
Un software ERP offre strumenti di analisi e reporting che consentono alle aziende di monitorare e valutare le prestazioni in tempo reale. Questi strumenti forniscono informazioni preziose per supportare la presa di decisioni strategiche e operative basate sui dati.
Ad esempio, i responsabili possono identificare in tempo reale le aree in cui si verificano problemi di efficienza e prendere decisioni informate su come migliorare i processi.
Un ERP può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche di un’azienda e può evolvere con il tempo per adattarsi alla crescita e ai cambiamenti del business.
Ciò consente alle organizzazioni di selezionare e implementare i moduli e le funzionalità di cui hanno bisogno e aggiungere nuove funzionalità man mano che le loro esigenze cambiano.
Utilizzando applicazioni ERP integrate che condividono uno stesso database, è possibile semplificare l’IT e offrire alle risorse un modo più semplice di lavorare.
Il termine ERP (Enterprise Resource Planning) è stato coniato nel 1990 da Gartner, ma le sue radici risalgono agli anni ’60. Inizialmente si trattava di programmi per la gestione e il controllo delle scorte nel settore manifatturiero, a cui sono state aggiunte funzionalità per monitorare l’inventario e riconciliare i saldi.
Negli anni ’70, questi rudimentali programmi sono stati sostituiti dagli MRP (Material Requirements Planning), per la pianificazione dei processi di produzione.
Da allora i sistemi MRP si sono evoluti fino a comprendere processi di produzione e altre funzioni di back office, fino a quando, nel 1990, hanno posto le basi per i sistemi ERP, come li conosciamo oggi.
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