Un software di Gestione Documentale o DMS (Document Management System) permette di gestire il flusso documentale aziendale, raggruppando ed archiviando elettronicamente i possibili documenti inviati e/o consegnati ai clienti o potenziali contatti.
Il fenomeno della Digital Transformation impone una sempre più accurata gestione dei documenti digitali, siano essi attivi o passivi. La necessità di poter rintracciare ogni documento attraverso le opportune chiavi di ricerca rappresenta la classica esigenza di ogni utente gestionale.
Fluentis ERP dispone di una Gestione Documentale integrata con tutte le altre procedure, per catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento in un semplice click.
È caratterizzata dalle classiche impostazioni per tipologia di documento, per categoria, per tipo file e per cartella. Fornisce anche la possibilità di stabilire i criteri di sicurezza ed accessibilità relativi ad ogni documento, o categoria di documento, in funzione dell’utente o del ruolo assegnato ad esso.
Il Documentale di Fluentis ERP è ricco di funzionalità, in particolare spicca la lettura tramite BCR (Bar Code Recognition), ovvero la possibilità di riconoscere un documento in funzione del suo barcode associato in fase di inserimento nel “repository”.
Il grande valore aggiunto del Documentale di Fluentis ERP è caratterizzato dalla possibilità di individuare qualsiasi documento digitale, non solo per le classiche chiavi di ricerca basate sui Tag assegnati all’atto dell’inserimento del documento nella base dati, ma anche grazie all’associazione del documento stesso con il “business document” relativo.
È infatti possibile estendere la ricerca nell’archivio dei documenti del DMS di Fluentis tramite l’associazione indiretta dell’oggetto di Business agganciato, portando due vantaggi contemporanei: il primo consiste nel fatto che non è necessario “taggare” alcun documento in fase di inserimento nel database del Documentale, il secondo che la ricerca dello stesso avviene per associazione implicita ed indiretta.
Quest’area è direttamente collegata alla Gestione delle attività esercitate sui contatti.
La possibilità di avere una Gestione Documentale integrata con tutte le altre procedure rappresenta una sorta di “repository” di informazioni eterogenee e strategiche per la gestione dei processi aziendali.
MODULI APPLICATIVI / FUNZIONALITÀ
- BRC:
La procedura di lettura dei documenti tramite Bar Code Recognition permette di identificare il documento sulla base di un’etichetta bar code associata all’immagine del documento stesso.
- ASSOCIAZIONE AL “BUSINESS DOCUMENT”:
L’associazione al Business Document di Fluentis ERP consente all’operatore una rapida identificazione di tutti i documenti agganciati all’entità gestionale come ad esempio: le fatture, i DDT, i contratti, le anagrafiche dei clienti o degli articoli, ovvero a tutte quelle entità gestionali interessate e configurate nel Document Management System di Fluentis ERP.
Ricercare nel DMS per queste entità risulta molto più facile e rapido, evitando di dover inserire i classici Tag all’atto dell’inserimento del documento, allo scopo di essere ricercato tramite gli stessi.
- DRAG & DROP:
La gestione documentale di Fluentis implementa il “Drag” del documento dalla scrivania di Windows ed il “Drop” dello stesso all’interno del documento gestionale interessato.
Ad esempio, qualora l’utente desideri agganciare la conferma d’ordine del cliente (rappresentata da un file PDF) direttamente all’ordine cliente aperto nel gestionale, è sufficiente fare il “Drag” del PDF ed il “Drop” dello stesso nella form dell’ordine aperta in quel momento in Fluentis.
Questo tipo di attività incrementa notevolmente il livello di “user experience” dell’operatore.
- EDITOR DI EXCEL E DI WORD:
Possibilità di aprire in modalità lettura e scrittura i documenti di Word ed Excel.
- CATEGORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI:
Ogni documento può essere associato ad un tipo di categoria e ad un eventuale progetto esistente, al fine di poter raggruppare facilmente i documenti e poterli quindi successivamente visualizzare rapidamente.
- INTEGRAZIONE CON ARXIVAR:
Permette l’interscambio dei documenti con ARXivar.
- FILE SYSTEM VOLUME DATA RETENTION:
Possibilità di gestire i documenti su File system separato dal Database del gestionale.
PUNTI DI FORZA DELLA GESTIONE DOCUMENTALE DI FLUENTIS
- Integra le funzionalità di base dell’archiviazione documentale con Procedure di Bar Code Recognition e OCR – Riconoscimento ottico
- Gestisce tutti i documenti sia attivi che passivi prodotti direttamente dalla piattaforma ERP
- È possibile associare documenti digitali a qualsiasi oggetto del gestionale
- Ogni documento può essere modificato in qualsiasi momento e mappato all’interno di Fluentis ERP
- Consente di ridurre i volumi di carta stampata e, di conseguenza, gli spazi di archiviazione
- Documenti sempre disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad Internet
