Software DMS: Gestione Documentale Integrata
Compila il form per richiedere informazioni
Tutto in ordine con il Documentale integrato di Fluentis
Il fenomeno della Digital Transformation impone una sempre più accurata gestione dei documenti digitali, siano essi attivi o passivi.
La necessità di poter rintracciare ogni documento attraverso le opportune chiavi di ricerca rappresenta la classica esigenza di ogni utente gestionale.
Fluentis ERP dispone di un software di Gestione Documentale o DMS (Document Management System) integrato con tutte le altre procedure, che permette di gestire il flusso documentale aziendale, raggruppando ed archiviando elettronicamente i possibili documenti inviati e/o consegnati a clienti e potenziali contatti.
La possibilità di avere una Gestione Documentale integrata con tutte le altre procedure rappresenta un “repository” di informazioni eterogenee e strategiche per la gestione dei processi aziendali.
Il Documentale di Fluentis ERP è ricco di funzionalità che consentono di catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento in un semplice click.
Oltre alle classiche impostazioni che prevedono una gestione per tipologia di documento, per categoria, per tipo file e per cartella, sarà ad esempio possibile stabilire i criteri di sicurezza ed accessibilità relativi ad ogni documento e relativa categoria, in funzione dell’utente o del ruolo ad esso assegnato.
Il grande valore aggiunto del Documentale di Fluentis ERP, inoltre, è caratterizzato dalla possibilità di individuare qualsiasi documento digitale, non solo per le classiche chiavi di ricerca basate sui Tag assegnati all’atto dell’inserimento del documento nella base dati, ma anche grazie all’associazione del documento con il relativo “business document”, rendendo la ricerca molto più facile e rapida.
Infine, spicca la lettura tramite BCR (Bar Code Recognition), ovvero la possibilità di riconoscere un documento in funzione del barcode ad esso associato in fase di inserimento nel “repository”.
Moduli Applicativi / Funzionalità
Associazione al "Business Document"
Consente all’operatore una rapida identificazione di tutti i documenti agganciati all’entità gestionale, come ad esempio: le fatture, i DDT, i contratti, le anagrafiche dei clienti o degli articoli, e a tutte quelle entità gestionali interessate e configurate nel Document Management System.
Ricercare nel DMS per queste entità porta due vantaggi basilari: non è necessario “taggare” alcun documento in fase di inserimento nel database del Documentale e la ricerca dello stesso avverrà per associazione implicita ed indiretta, risultando molto più semplice e rapida.
Drag & Drop
La gestione documentale di Fluentis incrementa notevolmente il livello di “user experience” dell’operatore, prevedendo la possibilità di selezionare con il mouse un documento sul desktop, per poi trascinarlo e rilasciarlo all’interno del documento aperto nel gestionale.
Ad esempio, qualora si desideri agganciare la conferma del cliente in formato PDF direttamente all’ordine che si sta gestendo, risulterà sufficiente trascinare il file nella form dell’ordine aperta in quel momento in Fluentis.
BRC
La procedura di lettura dei documenti tramite Bar Code Recognition permette di identificare il documento sulla base di un’etichetta bar code associata all’immagine del documento stesso.
Editor di Excel e di Word
È possibile aprire in modalità lettura e scrittura i documenti di Word ed Excel direttamente dall’applicativo.
Categorizzazione dei Documenti
Ogni documento può essere associato ad un tipo di categoria e ad un eventuale progetto esistente, al fine di poter raggruppare facilmente i documenti e poterli quindi successivamente visualizzare rapidamente.
Integrazione con ARXivar
Viene gestito anche l’interscambio dei documenti con ARXivar.
File System Volume Data Retention
Possibilità di gestire i documenti su File system separato dal Database del gestionale.
Punti di Forza della Gestione documentale di Fluentis
Integra le funzionalità di base dell’archiviazione documentale con Procedure di Bar Code Recognition e OCR – Riconoscimento ottico
Gestisce tutti i documenti sia attivi che passivi prodotti direttamente dalla piattaforma ERP
È possibile associare documenti digitali a qualsiasi oggetto del gestionale
Ogni documento può essere modificato in qualsiasi momento e mappato all’interno di Fluentis ERP
Consente di ridurre i volumi di carta stampata e, di conseguenza, gli spazi di archiviazione
Documenti sempre disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad Internet
Scopri cosa può fare Fluentis ERP
per la tua azienda
Prova gratuita 15 giorni | Nessun rinnovo automatico | Accesso immediato
