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Sistemi ERP: cosa sono e cosa possono fare per il tuo business?

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Cos'è un sistema ERP

Il ruolo dei sistemi ERP nelle aziende di oggi

I sistemi ERP è un sistema completo che integra tutte le funzioni essenziali per la gestione di un’azienda (Contabilità, Inventario e Gestione degli ordini, Produzione, CRM, Catena di approvvigionamento, Servizi, etc) e che è in grado di automatizzare ed informatizzare i processi di business e le informazioni dell’intera organizzazione.

 

I sistemi ERP rappresentano oggi quel complesso sistema di regole ed algoritmi in grado di governare i processi ed i flussi aziendali sia delle aziende di grandi dimensioni che delle piccole e medie imprese.
Si tratta di procedure che operano in una dimensione astratta e digitale, ma che assumono un valore molto pragmatico in quanto permettono di supportare, guidare e talvolta sostituire attività operative per conto delle risorse umane.

 

Gli ERP sono diventati uno strumento importantissimo per le aziende di svariati settori: non solo per il settore manifatturiero, per cui sarebbe impensabile approcciare il mondo dell’Industry 4.0 senza un buon sistema ERP a supporto, ma per qualsiasi azienda che desideri far crescere il suo business e ridurre gli sprechi di tempo e denaro.

Come funziona un ERP

Gli ERP vengono spesso paragonati alla spina dorsale informatica di un’impresa, dal momento che collegano tra loro tutti i processi, automatizzandoli e migliorandoli.
L’azienda diventa così un “organismo”, la cui colonna vertebrale (l’ERP appunto) collega le diverse aree e le fa comunicare, tra di loro e con l’esterno.

 

La caratteristica comune a tutti i sistemi ERP è infatti un database condiviso che supporta molteplici funzioni utilizzate da diverse unità aziendali. Questo significa che tutti i dipendenti di un’azienda, che si tratti dell’ufficio Amministrazione, del Reparto Acquisti o del Marketing, grazie ad un ERP possono fare affidamento sulle stesse informazioni per le loro esigenze specifiche, dialogando per così dire nella stessa lingua.

 

Con un ERP l’azienda ha accesso a informazioni accurate che consentono di prendere decisioni migliori più rapidamente. Inoltre è possibile automatizzare i processi ripetitivi, riducendo drasticamente i costi e i possibili rischi ed errori.

 

I sistemi ERP di seconda generazione, oltre a quanto detto, si avvalgono delle nuove tecnologie – come l’apprendimento automatico, l’intelligenza artificiale e le tecnologie di comunicazione – per permettere in tempo reale di dialogare con tutta la filiera produttiva e di vendita, raccogliere ed elaborare le informazioni, monitorare l’andamento del business e suggerire o pianificare delle attività di conseguenza.

Sistemi ERP: Caratteristiche e funzioni

Centralizzazione dei dati

Un ERP raccoglie e immagazzina tutte le informazioni rilevanti per l’azienda in un’unica piattaforma. Ciò consente a tutti i dipartimenti di accedere e condividere dati aggiornati e accurati in tempo reale. La centralizzazione dei dati facilita la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti e riduce il rischio di errori e duplicazioni.

Automatizzazione dei processi

I software ERP semplificano e automatizzano i processi aziendali principali per una maggiore ottimizzazione delle risorse, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per svolgere attività manuali e ripetitive. L’automazione può anche contribuire a ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.

Integrazione dei moduli

I moduli di un ERP sono progettati per lavorare insieme in modo sincronizzato in tutte le aree aziendali. Ad esempio, quando un ordine viene registrato nel modulo vendite, quello magazzino viene automaticamente aggiornato con le informazioni sull’inventario e il modulo produzione può pianificare la produzione in base alla domanda. Inoltre, un sistema ERP è in grado di interfacciarsi e integrarsi completamente con applicazioni esterne presenti in azienda.

Analisi e reporting

Un software ERP offre strumenti di analisi e reporting che consentono alle aziende di monitorare e valutare le prestazioni in tempo reale. Questi strumenti forniscono informazioni preziose per supportare la presa di decisioni strategiche e operative basate sui dati.
Ad esempio, i responsabili possono identificare in tempo reale le aree in cui si verificano problemi di efficienza e prendere decisioni informate su come migliorare i processi.

Personalizzazione e scalabilità

Un ERP può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche di un’azienda e può evolvere con il tempo per adattarsi alla crescita e ai cambiamenti del business.
Ciò consente alle organizzazioni di selezionare e implementare i moduli e le funzionalità di cui hanno bisogno e aggiungere nuove funzionalità man mano che le loro esigenze cambiano.

IT più facile da gestire

Utilizzando applicazioni ERP integrate che condividono uno stesso database, è possibile semplificare l’IT e offrire alle risorse un modo più semplice di lavorare.

Sistemi ERP Fluentis

Qualche cenno sulla storia degli ERP

Il termine ERP (Enterprise Resource Planning) è stato coniato nel 1990 da Gartner, ma le sue radici risalgono agli anni ’60. Inizialmente si trattava di programmi per la gestione e il controllo delle scorte nel settore manifatturiero, a cui sono state aggiunte funzionalità per monitorare l’inventario e riconciliare i saldi.
 
Negli anni ’70, questi rudimentali programmi sono stati sostituiti dagli MRP (Material Requirements Planning), per la pianificazione dei processi di produzione.
 
Da allora i sistemi MRP si sono evoluti fino a comprendere processi di produzione e altre funzioni di back office, fino a quando, nel 1990, hanno posto le basi per i sistemi ERP, come li conosciamo oggi.

Come valutare un software ERP

Cose da valutare nella scelta di un software ERP

Abbiamo visto come un ERP sia uno strumento importantissimo per un’azienda, che l’accompagnerà per un periodo di tempo molto lungo, almeno 10 anni. È del tutto naturale quindi che questa scelta debba essere il più oculata e documentata possibile.
 
Il processo decisionale dovrebbe basarsi su una analisi strategica approfondita, che metta in evidenza innanzitutto gli obiettivi di business e la mappatura dei flussi informativi.
 
Alcune caratteristiche di cui tener conto nella scelta del software ERP più adeguato sono:

Flessibilità

Una caratteristica fondamentale da ricercare in un sistema ERP è la flessibilità di configurazione: non esiste una soluzione pronta che va bene per tutti, il software ERP dovrebbe essere in grado di adattarsi come un abito su misura sulle peculiarità di ogni singola azienda.
In passato era consuetudine implementare architetture IT molto complesse e onerose dal punto di vista economico, a cui l’azienda doveva adeguarsi.
Attuare modifiche a tale sistema era difficile e conseguentemente costoso. Ecco perché in passato i sistemi ERP erano accessibili perlopiù solo alle grandi imprese.
Ma fortunatamente il progresso tecnologico portato dalla Digital Transformation ha ribaltato le carte in tavola: non è più l’azienda a doversi adattare alla soluzione, ma il contrario.
La flessibilità oggi è considerata un requisito primario dei sistemi ERP, intesa come capacità di adattarsi a qualsiasi tipologia di impresa e obiettivo di business presente e futuro.

Modularità

La modularità è un aspetto che fa capo alla flessibilità e si riferisce alla struttura dell’ERP.
Fortunatamente la maggior parte delle soluzioni attuali ha una struttura modulare, per adattarsi più facilmente ai bisogni di ogni singola azienda.
In genere un ERP copre le seguenti macro aree: amministrazione, vendite, logistica e magazzino, produzione, management.
Ma con le tecnologie disponibili al giorno d’oggi è possibile coprire praticamente qualsiasi esigenza funzionale, come anche approfondire il livello di dettaglio per specifiche aree d’impresa.

Integrazione

Un’altra caratteristica importante è la capacità di integrazione. La modularità della soluzione deve essere completamente integrata, per favorire il workflow tra le varie business unit e per fornire in ogni momento un quadro aggiornato dell’andamento del business.

È importante che l’ ERP sia integrato anche con altri software e applicativi già presenti in azienda, dai più comuni a quelli più sofisticati, come gli strumenti di Business Intelligence, i software WMS o DMS, per fare un esempio.
Certamente la presenza di applicativi dipartimentali nativamente integrati a un ERP è un fattore molto apprezzabile: poter contare su un modulo CRM integrato, ad esempio, sulla gestione Documentale, sui Workflow, o SCM (Supply Chain Management) integrati è un “benefit” da non sottovalutare affatto.

Tecnologia e capacità evolutiva

Si tratta di un fattore determinante da considerare nella scelta di un software ERP: la tecnologia sta facendo passi da gigante ed è importante affidarsi a un software evoluto e costantemente aggiornato per restare al passo con i tempi.

Questo diventa ancora più importante se si considera che un sistema ERP è un investimento a lungo termine: è necessario valutare bene l’aggiornamento tecnologico del prodotto e la sua potenzialità evolutiva.

L’impegno che l’azienda produttrice dimostra in Ricerca e Sviluppo è un indice positivo da considerare: molto spesso internazionalità e notorierà del marchio non sono garanzia di innovazione.

Disponibilità dell'ERP in Cloud o SaaS

Un importante vantaggio che i sistemi ERP di seconda generazione offrono in ambito tecnologico è la disponibilità della soluzione in modalità Cloud o SaaS (Software as a Service), ossia la possibilità di utilizzare il prodotto in “abbonamento”, senza dover sostenere i costi di un’infrastruttura IT interna all’azienda.

Le soluzioni basate su Cloud non solo offrono un vantaggio economico, ma rendono anche questi sistemi più facili da implementare e gestire. Forse ancora più importante, i sistemi ERP in Cloud consentono report in tempo reale e BI, rendendoli una risorsa preziosa anche per i dirigenti che sono interessati alla visibilità del business.

Semplicità d'uso

Un software ERP dovrebbe essere user friendly e di facile apprendimento.

Una buona user experience vincerà la naturale resistenza degli utenti a una nuova soluzione e ne agevolerà l’adozione celere da parte di tutti i dipendenti, senza rallentare quindi i flussi di lavoro.

ERP Modulari Scalabili: le opzioni sono molteplici

Scegliere ERP giusto

Un software ERP non è solo per le grandi realtà. Fluentis offre soluzioni per aziende di tutte le dimensioni: piccole (anche micro), medie e grandi.

Possiamo inoltre implementare funzionalità specifiche del settore e dell’azienda per soddisfare ogni singola esigenza verticale.

ERP per piccole imprese

La tua azienda ha da 1 a 5 dipendenti?
Le soluzioni Fluentis per le piccole imprese possono aiutarti ad andare oltre i fogli di calcolo e gestire in modo efficiente ogni aspetto della tua azienda in crescita, dalle Vendite alla Contabilità, dagli Acquisti al Magazzino.

ERP per medie e grandi imprese

Le medio-grandi imprese possono trovare nel software Fluentis ERP analisi integrate, implementazione rapida e best practice per le diverse aree aziendali: finanziaria, approvvigionamento, pianificazione, produzione, per citarne solo alcune.
È inoltre possibile incorporare tecnologie di Intelligenza Artificiale – come l’apprendimento automatico e l’analisi predittiva.

immagine implementazione di un ERP

Implementazione di un ERP

L’implementazione di un software ERP come Fluentis è un processo cruciale che richiede pianificazione e gestione attenta per garantire una transizione fluida e un successo a lungo termine. Ecco i passaggi chiave:

Analisi delle esigenze

Prima di implementare un ERP, è fondamentale valutare le esigenze specifiche della tua azienda e definire gli obiettivi e le aspettative del sistema. Questo ti aiuterà a scegliere i moduli giusti e a personalizzare il sistema in modo che soddisfi le tue necessità.

Pianificazione del progetto

Una volta definite le esigenze, è importante sviluppare un piano dettagliato che includa le fasi dell’implementazione, le risorse necessarie e il calendario previsto. Questo piano dovrebbe essere condiviso con tutti i team coinvolti per garantire la coordinazione e il supporto durante tutto il processo.

Configurazione e personalizzazione

In questa fase, il sistema ERP viene configurato in base alle esigenze dell’azienda e ai moduli selezionati. Ciò può includere la personalizzazione delle funzionalità, l’integrazione con altri sistemi e l’importazione dei dati esistenti.

Test e validazione

Prima di passare all’uso effettivo dell’ERP, è importante testare il sistema per assicurarsi che funzioni correttamente e soddisfi le esigenze del business. Ciò può includere test di funzionalità, prestazioni e sicurezza, nonché la validazione dei dati e dei processi.

Lancio e supporto

Una volta completati i test e risolti eventuali problemi, il sistema ERP può essere lanciato e reso operativo. È importante prevedere un periodo di supporto iniziale per aiutare gli utenti ad adattarsi al nuovo sistema e per risolvere eventuali problemi che possano sorgere.

Ecco cosa ne pensa chi ha scelto Fluentis ERP

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Grazie all’implementazione di Fluentis ERP abbiamo ottenuto numerosi benefici. Le aree strategiche legate alla Supply Chain, alla Produzione e al Controllo di Gestione sono state automatizzate e i relativi processi snelliti ed ottimizzati. Questo ci consente di basare la nostra gestione su dati accurati e certificati in tempo reale. Il risultato è una rapidità nella gestione delle richieste dei clienti, e una maggiore tempestività e consapevolezza nelle decisioni da intraprendere.

- Maria De Marchi, Owner

FAC Srl

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Con l’utilizzo di Fluentis abbiamo riscontrato notevoli vantaggi, sia dal punto di vista dell’hardware, grazie alla possibilità di utilizzare macchine virtuali, sia da quello del software. Rispetto alle precedenti esperienze, Fluentis ha un’interfaccia utente moderna e intuitiva e questo ha permesso di velocizzare i processi degli utenti nelle varie aree funzionali. Sono molto soddisfatto anche delle prestazioni: la configurazione dei workflow risulta molto flessibile.

- Giuseppe Traficante, EDP Manager

Gruppo Tosto

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Fluentis ERP ha portato Manifattura Tubi Gomma ad un completo controllo del suo business, integrando nella stessa piattaforma tutte le funzioni aziendali.
Grazie all’implementazione di Fluentis ERP abbiamo ottenuto numerosi benefici. Le aree strategiche legate alla Supply Chain, alla Produzione, alla Raccolta dati sul campo sono state automatizzate e i relativi processi ottimizzati, consentendoci di utilizzare dati precisi e puntuali che ci danno l’opportunità di prendere decisioni tempestive e affidabili.

- Mario Tonin, IT Manager

MTG SPA

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Con l’introduzione di Fluentis ERP e dei suoi Add-On nativi, Marrone riesce a gestire in modo integrato tutte le funzioni aziendali con un alto livello di automazione e di efficienza sia nella raccolta dati, sia in ambito produttivo che nella qualità che ci rende più agili nel soddisfare le esigenze specifiche dei nostri clienti.

- Maurizio Fantin, Titolare

Marrone Srl

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Con Fluentis ERP siamo in grado di gestire tutti i processi aziendali con un miglioramento significativo della gestione e analisi delle performance. Questo ci permette una migliore reattività interna alle richieste del mercato. Nell’ambito industriale è stata fondamentale la possibilità di disegnare i nostri processi e Work-flow, anche in autonomia, e la raccolta dati sul campo per una puntuale analisi delle marginalità sulle commesse.

- Cristina Guaitolini, IT Manager

SGM Magnetics

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Fluentis è un gestionale interconnesso tra le funzioni aziendali, che consente la condivisione dei dati per aree e competenza, e favorisce il consolidamento di uno spirito di squadra, poiché ogni attività assegnata agli utenti è necessariamente propedeutica alle attività successive, assicurando in tal modo il corretto funzionamento aziendale nel rispetto delle sue policy.

- Francesco Lacquaniti, Direttore Amministrativo

A. Cesana Srl

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La soluzione proposta e implementata in Fluentis ERP ha permesso di coprire tutte le aree interessate in azienda ottenendo una navigabilità completa tra i documenti dei vari moduli implementati.

- Paolo Fabbri, Project Manager

Ponzi Srl

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La presenza in Fluentis ERP di tutti i moduli necessari senza dover ricorrere a software esterni reca molti vantaggi, i tempi di sviluppo sono sicuramente minori e anche le possibilità di errore si riducono.

- Riccardo Ceredi, Titolare

LamieraPiù Srl

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