Breve guida in 3 mosse per impostare al meglio la tua Software Selection

L’acquisto di una nuova soluzione ERP, specie per un’azienda produttiva del settore Manifatturiero, è una delle decisioni più delicate e spinose da affrontare.
Il processo di software selection può durare anche mesi e coinvolgerà diverse risorse all’interno dell’azienda. Si tratta di una scelta che richiede un investimento finanziario importante e una volta presa la decisione, l’azienda dovrà convivere con la nuova piattaforma, felicemente o meno, perlomeno per i 5-10 anni a venire.

Ecco perché i decision maker preferiscono prendersi tutto il tempo necessario piuttosto che rischiare di fare un errore che potrebbe costar loro molto caro.

Di seguito alcuni consigli per cercare di rendere per quanto possibile il processo di software selection il meno drammatico possibile.

Se sei la persona incaricata di coordinare il processo di software selection, tieni a mente questi 3 passi per restare focalizzato sui punti chiave e garantire alla tua azienda un go-live di successo.

1. Stabilisci gli obiettivi e risultati desiderati

Come per qualsiasi altra decisione strategica importante, è necessario prima di tutto chiarire quali sono gli obiettivi da raggiungere, prima di andare ad analizzare i dettagli. Non è un obiettivo valido dire “Dobbiamo cambiare il nostro vecchio ERP perché tutti in azienda ne sono stufi ormai”. È necessario invece isolare quali sono i vantaggi che l’azienda punta ad ottenere con una nuova piattaforma, a breve e a lungo termine, da qui ai prossimi 10 anni.

Inoltre assicurati di:

• Appuntare i pain points del tuo attuale software, in modo da optare verso un nuovo sistema che non sia costruito secondo la stessa logica
• Elencare in maniera puntuale gli obiettivi aziendali che intendi ottenere, così da mantenere il focus su crescita e redditività, senza venir troppo distratto da nuove e interessanti funzionalità, che però potrebbero non essere così utili per i tuoi obiettivi
• Raccogliere una lista che elenchi le specifiche features richieste dai diversi dipartimenti aziendali, così da garantire un alto tasso di coinvolgimento e futura adozione del sistema da parte di tutto il team
• Chiedere alle risorse coinvolte nel processo decisionale di firmare la lista sopra indicata

2. Sviluppa un Business Case

In questa fase dovrai esporre le argomentazioni finanziarie relative al nuovo ERP.
Per assicurarti di ottenere l’assenso esecutivo per il progetto dovresti:

• Chiedere alla direzione il limite di spesa massimo entro cui muoversi, o perlomeno un range ben definito, in modo da vere un budget chiaro
• Decidere quali saranno i metodi per valutare il ROI e il successo complessivo dell’iniziativa
• Presentare questo prospetto alla direzione aziendale, in modo da ottenere l’approvazione a procedere

3. Ricorda la regola delle 5 W ( Who, What, Where, When, Why)

Dopo aver ottenuto l’approvazione della direzione, è ora di riunire il team di progetto. Dal momento che hai raccolto le richieste di funzionalità richieste da ciascun dipartimento che utilizzerà la piattaforma, assicurati che ci sia un rappresentante di tutti questi dipartimenti all’interno del team di progetto.

Questa fase del progetto è utile per:

• Impostare una timeline e un programma
• Prepararsi al cambiamento in arrivo e alla formazione degli end users
• Stabilire come misurare il successo della nuova implementazione
• Definire bene i parametri del progetto in modo da poter contattare i fornitori ERP con dei requirements chiari

Ci auguriamo che questi suggerimenti possano aiutarti e ti consentano di avere ben chiaro, comunicare bene e infine ottenere il risultato migliore per la tua azienda.

Fonte: it.toolbox.com