ERP: cos’è
e cosa può fare
per il tuo business?

ERP: caratteristiche e funzioni

La caratteristica comune a tutti i sistemi ERP è un database condiviso che supporta molteplici funzioni utilizzate da diverse unità aziendali. Questo significa che tutti i dipendenti di un’azienda, che si tratti dell’ufficio Amministazione, del Reparto Acquisti, Magazzino o del Marketing, possono fare affidamento sulle stesse informazioni per le loro esigenze specifiche.

Gli ERP di seconda generazione inoltre, oltre a quanto detto, si avvalgono delle nuove tecnologie – come l’apprendimento automatico, l’intelligenza artificiale e le tecnologie di comunicazione – per permettere in tempo reale di dialogare con tutta la filiera produttiva e di vendita, per raccogliere ed elaborare le informazioni, per monitorare l’andamento del business e suggerire o pianificare delle attività di conseguenza.

Il sistema ERP è un requisito ormai imprescindibile per un’azienda: non solo per il settore manifatturiero, per cui sarebbe impensabile approcciare il mondo dell’Industry 4.0 senza un buon ERP a supporto, ma per qualsiasi azienda che desideri far crescere il suo business e ridurre gli sprechi di tempo e denaro.

Un ERP integra tutte le funzioni essenziali per la gestione di un’azienda (Contabilità, Inventario e Gestione degli ordini, Risorse Umane, Gestione delle relazioni con i clienti, Produzione, Catena di fornitura, Servizi, Approvvigionamento, etc).

Ecco perchè l’ERP viene spesso paragonato alla spina dorsale informatica di un’impresa, dal momento che collega tra loro tutti i processi, automatizzandoli e migliorandoli.
L’azienda diventa così un “organismo”, la cui colonna vertebrale (l’ERP appunto) collega le diverse aree e le fa comunicare, tra di loro e con l’esterno.

Facciamo alcuni esempi pratici (ma se ne potrebbero fare molti altri):

• Un sistema ERP è in grado di suggerire cosa e quando è necessario acquistare, quali sono i fornitori idonei e cosa e quando mandare in produzione.
• Con un ERP gli ordini di vendita entrano automaticamente nel sistema finanziario senza alcuna re-codifica manuale: il dipartimento di gestione degli ordini può lavorare in modo più rapido e preciso e il reparto finanziario può chiudere i libri più velocemente.
• Un ERP evoluto offre dashboard per comprendere rapidamente le prestazioni dell’azienda in base a parametri chiave stabiliti.

I vantaggi

Con una soluzione ERP, l’azienda ha accesso a informazioni accurate che consentono di prendere decisioni migliori più rapidamente. Inoltre automatizzi i processi ripetitivi, riducendo drasticamente i costi e i possibili rischi ed errori.
Di seguito riportiamo i principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di un sistema ERP:

Qualche cenno storico

Il termine ERP è stato coniato nel 1990 da Gartner, ma le sue radici risalgono agli anni ’60. Inizialmente si trattava di programmi per la gestione e il controllo delle scorte nel settore manifatturiero, a  cui sono state aggiunte funzionalità per monitorare l’inventario e riconciliare i saldi.
Negli anni ’70, questi rudimentali programmi sono stati sostituiti dagli MRP (Material Requirements Planning), per la pianificazione dei processi di produzione.

Da allora i sistemi MRP si sono evoluti fino a comprendere processi di produzione e altre funzioni di back office, fino a quando, nel 1990, hanno posto le basi per i sistemi ERP, come li conosciamo oggi.

Cose da valutare nella scelta di un ERP

Abbiamo visto come il sistema ERP sia uno strumento importantissimo per un’azienda, che l’accompagnerà per un periodo di tempo molto lungo, almeno 10 anni. È del tutto naturale quindi che questa scelta debba essere il più oculata e documentata possibile.
Il processo decisionale dovrebbe basarsi su una analisi strategica approfondita, che metta in evidenza innanzitutto gli obiettivi di business e la mappatura dei flussi informativi.

Alcune caratteristiche di cui tener conto nella scelta della soluzione ERP più adeguata sono:

FLESSIBILITÀ

Una caratteristica fondamentale da ricercare in un sistema ERP è la flessibilità di configurazione: non esiste una soluzione pronta che va bene per tutti, la soluzione ERP dovrebbe essere in grado di adattarsi come un abito su misura sulle peculiarità di ogni singola azienda.
In passato era consuetudine implementare architetture IT molto complesse e onerose dal punto di vista economico, a cui l’azienda doveva adeguarsi. Attuare modifiche a tale sistema era difficile e conseguentemente costoso. Ecco perché in passato le soluzioni ERP erano accessibili perlopiù solo alle grandi imprese. Ma fortunatamente il progresso tecnologico portato dalla Digital Transformation ha ribaltato le carte in tavola: non è più l’azienda a doversi adattare alla soluzione, ma il contrario.
La flessibilità oggi è considerata un requisito primario delle soluzioni ERP, intesa come capacità di adattarsi a qualsiasi tipologia di impresa e obiettivo di business presente e futuro.

MODULARITÀ

La modularità è un aspetto che fa capo alla flessibilità e si riferisce alla struttura dell’ERP. Fortunatamente la maggior parte delle soluzioni attuali ha una struttura modulare, per adattarsi più facilmente ai bisogni di ogni singola azienda. In genere un ERP copre le seguenti macro aree: amministrazione, vendite, logistica e magazzino, produzione, management.
Ma con le tecnologie disponibili al giorno d’oggi è possibile coprire praticamente qualsiasi esigenza funzionale, come anche approfondire il livello di dettaglio per specifiche aree d’impresa.

INTEGRAZIONE

Un’altra caratteristica importante è la capacità di integrazione. La modularità della soluzione deve essere completamente integrata, per favorire il workflow tra le varie business unit e per fornire in ogni momento un quadro aggiornato dell’andamento del business.

È importante che l’ERP sia integrato anche con altri software e applicativi già presenti in azienda, dai più comuni a quelli più sofisticati, come gli strumenti di Business Intelligence, i software WMS o DMS, per fare un esempio.
Certamente la presenza di applicativi dipartimentali nativamente integrati a un ERP è un fattore molto apprezzabile: poter contare su un modulo CRM integrato, ad esempio, sulla gestione Documentale, sui Workflow, o SCM  (Supply Chain Management) integrati è un “benefit” da non sottovalutare affatto.

TECNOLOGIA E POTENZIALITÀ EVOLUTIVA

Si tratta di un fattore determinante da considerare nella scelta di un ERP: la tecnologia sta facendo passi da gigante ed è importante affidarsi a un software evoluto e costantemente aggiornato per restare al passo con i tempi. Questo diventa ancora più importante se si considera che una soluzione ERP è un investimento a lungo termine: è necessario valutare bene l’aggiornamento tecnologico del prodotto e la sua potenzialità evolutiva.
L’impegno che l’azienda produttrice dimostra in Ricerca e Sviluppo è un indice positivo da considerare: molto spesso internazionalità e notorierà del marchio non sono garanzia di innovazione.

DISPONIBILITÀ DELLA SOLUZIONE IN CLOUD O SAAS

Un importante vantaggio che gli ERP di seconda generazione offrono in ambito tecnologico è la disponibilità della soluzione in modalità CLOUD o SaaS (Software as a Service), ossia la possibilità di utilizzare il prodotto in “abbonamento”, senza dover sostenere i costi di un’infrastruttura IT interna all’azienda.

Le soluzioni basate su cloud non solo offrono un vantaggio economico, ma rendono anche questi sistemi più facili da implementare e gestire. Forse ancora più importante, l’ERP Cloud consente report in tempo reale e BI, rendendoli una risorsa preziosa anche per i dirigenti che sono interessati alla visibilità del business.

SEMPLICITÀ D’USO

Un ERP dovrebbe essere user friendly e di facile apprendimento. Una buona user experience vincerà la naturale resistenza degli utenti a una nuova soluzione e ne agevolerà l’adozione celere da parte di tutti i dipendenti, senza rallentare quindi i flussi di lavoro.

I segnali inconfondibili che ti indicano che necessiti di un sistema ERP

La maggior parte delle aziende inizia utilizzando una varietà di strumenti semplici e autonomi per gestire processi diversi, gestionali molto semplici o addirittura fogli di calcolo Excel. Se ti riconosci in uno o più scenari riportati sotto, è il segno che è ora di un adottare un sistema più avanzato per la gestione della tua attività.

Stai dedicando più tempo alle attività quotidiane 
Se la gestione delle attività importanti richiede più tempo, come la chiusura dei libri contabili, è possibile che la causa sia da ricondurre a troppe applicazioni diverse che non riescono a dialogare tra loro. Un ERP integra soluzioni e dati in un unico sistema con un’interfaccia comune, rendendo più semplice per le unità aziendali comunicare e svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

Non riesci a decifrare facilmente i dati chiave della tua attività
Se diventa difficile ottenere informazioni importanti, come le scorte di magazzino o il numero di resi, il problema potrebbe essere legato a software separati e non integrati. La mancanza di accesso a metriche e KPI potrebbe costituire un blocco allo sviluppo del tuo business. Un software ERP è progettato per affrontare queste sfide.

Processi aziendali che non riesci a tenere sotto controllo
Alcune aree della tua attività stanno diventando un enigma? Gestire l’inventario, soddisfare le richieste dei clienti o tenere sotto controllo i costi sono diventate sfide insuperabili? In tal caso, un software ERP potrebbe supportarti nella ristrutturazione dei processi aziendali per adattarli alla crescita o al cambiamento delle priorità.

Dati duplicati
Le tue risorse sono costrette ad inserire manualmente gli stessi dati in più applicazioni? In tal caso, è probabile che ci siano dati duplicati. Quando le informazioni non possono fluire tra i sistemi, i report diventano più difficoltosi, gli errori aumentano e il processo decisionale viene compromesso.

Stai perdendo opportunità di crescita aziendale
Stai spendendo così tanto tempo nella gestione della tua attività da non riuscire a perseguire nuove interessanti opportunità? I nuovi sistemi ERP includono funzionalità avanzate e intelligenti, come l’apprendimento automatico e l’analisi predittiva, che facilitano l’identificazione di nuove iniziative redditizie.