Ce să evaluezi atunci când alegi un ERP
Am văzut cum sistemul ERP este un instrument foarte important pentru o companie, care o va însoți pentru o perioadă foarte lungă de timp, cel puțin 10 ani. Prin urmare, este destul de firesc ca această alegere să fie cât mai prudentă și bine documentată.
Procesul decizional ar trebui să se bazeze pe o analiză strategică aprofundată, care evidențiază mai întâi obiectivele business-ului și maparea fluxului de informații.
Unele caracteristici de luat în considerare atunci când alegi cea mai potrivită soluție ERP sunt:
FLEXIBILITATE
O caracteristică cheie a unui sistem ERP este flexibilitatea configurării: nu există o soluție gata construită, bună pentru toți. Soluția ERP ar trebui să fie capabilă să se adapteze la particularitățile fiecărei companii în parte.
În trecut, se obișnuia să se implementeze arhitecturi IT foarte complexe și costisitoare la care compania trebuia să se adapteze. Modificările aduse acestui sistem erau dificile și, prin urmare, costisitoare. De aceea, în trecut, soluțiile ERP erau în mare parte accesibile doar companiilor mari. Dar, din fericire, progresul tehnologic adus de Digital Transformation a inversat situația: compania nu mai trebuie să se adapteze la soluție, ci invers.
Flexibilitatea soluțiilor ERP este considerată astăzi o cerință principală și reprezintă posibilitatea de a se adapta la orice tip de companie și obiectiv de business, prezent și viitor.
MODULARITATE
Modularitatea este un aspect pe care se bazează flexibilitatea și se referă la structura ERP. Din fericire, majoritatea soluțiilor actuale au o structură modulară, pentru a se adapta mai ușor la nevoile fiecărei firme. De obicei, un ERP acoperă următoarele domenii macro: administrare, vânzări, logistică și depozit, producție, management.
Dar, cu tehnologiile disponibile în zilele noastre, este posibil să se acopere practic orice cerință funcțională, precum și să se aprofundeze detaliile pe domenii specifice de afaceri.
Integrare
O altă caracteristică importantă este capacitatea de integrare. Modularitatea soluției trebuie să fie complet integrată, pentru a facilita fluxul de lucru între diferitele business unit și pentru a oferi o imagine actualizată a progresului afacerii, în orice moment.
Este important ca ERP să fie integrat și cu alte software și aplicații deja prezente în companie, de la cele mai simple la cele mai sofisticate, cum ar fi Business Intelligence, aplicațiile WMS sau DMS, pentru a da câteva exemple.
Cu siguranță prezența aplicațiilor departamentale integrate nativ unui ERP este un factor foarte apreciat. Posibilitatea de a conta pe un modul CRM integrat, de exemplu pe managementul documentelor, pe fluxurile de lucru sau pe SCM integrat (Supply Chain Management) este un „beneficiu” care nu poate fi neglijat.
TEHNOLOGIE ȘI POTENȚIAL EVOLUTIV
Acesta este un factor determinant în momentul alegerii unui ERP: tehnologia evoluează rapid și este important să vă bazați pe un software avansat și actualizat constant. Acest lucru devine și mai important atunci când o soluție ERP este considerată o investiție pe termen lung: este necesară evaluarea cu atenție a actualizării tehnologice a produsului și a potențialului său evolutiv.
Angajamentul pe care compania producătoare îl asumă în cercetare și dezvoltare este un indice pozitiv. Foarte des internaționalitatea și reputația mărcii nu reprezintă garanția inovării.
DISPONIBILITATEA SOLUȚIEI IN CLOUD SAU SAAS
Un avantaj important pe care îl oferă ERP-urile de a doua generație în mediul tehnologic este disponibilitatea soluției in CLOUD sau SaaS (Software as a Service), adică posibilitatea utilizării produsului cu „abonament”, fără a fi nevoie să suporte costurile unei Infrastructura IT din cadrul companiei.
Soluțiile bazate pe cloud oferă un avantaj economic și simplifică implementarea și gestionarea acestor sisteme. Probabil mai important este faptul că ERP Cloud permite raportarea în timp real și BI, transformându-le într-o resursă valoroasă și pentru managerii interesați de vizibilitatea business-ului.
SIMPLITATEA UTILIZĂRII
Un ERP ar trebui să fie user friendly și ușor de învățat. O user experience bună va depăși rezistența naturală a utilizatorilor la acceptarea unei soluții noi și va facilita adoptarea rapidă a acesteia de către toți angajații, fără a încetini fluxurile de lucru.
