ERP: ce este
și ce poate face
pentru business-ul tău?

ERP: caracteristici și funcționalități

Caracteristica centrală a tuturor sistemelor ERP este o bază de date comună care suportă mai multe funcționalități utilizate de diferitele departamente ale companiei. Acest lucru înseamnă că toți angajații unei companii, cum ar fi cei de la Contabilitate, Achiziții, Depozit sau Marketing, pot apela aceleași informații pentru cerințele lor specifice.

ERP2 , în plus, folosesc noile tehnologii - cum ar fi învățarea automată, inteligența artificială și tehnologiile de comunicare – pentru a permite, în timp real, comunicarea cu întreaga filieră de producție și de vânzări, pentruprimirea și elaborarea informațiilor, pentru monitorizarea progresului afacerii și sugerarea sau planificarea activităților în consecință.

Sistemul ERP reprezintă azi o cerință esențială pentru o companie, nu doar pentru cele de producție, pentru care ar fi imposibilă integrarea în lumea Industry 4.0 fără un ERP bun, ci și pentru orice companie care dorește să-și dezvolte afacerea și să reducă pierderile de timp și de bani.

Un ERP integrează toate funcționalitățile esențiale pentru managementul unei companii (Contabilitate, Inventar și Gestionare comenzi, Resurse umane, Managementul relațiilor cu clienții, Producție, Supply chain, Servicii, etc.).

Acesta este motivul pentru care ERP este adesea comparat cu coloana vertebrală computerizată a unei companii, deoarece conectează toate procesele, automatizându-le și îmbunătățindu-le.
Compania devine astfel un "organism", al cărei coloane vertebrală (ERP) conectează diferitele arii și le permite să comunice între ele și cu exteriorul.

Să facem câteva exemple practice (dar ar putea fi mult mai multe):

• Un sistem ERP poate sugera ce și când trebuie să achiziționezi, care sunt furnizorii eligibili, ce articole și când să fie produse.
• Cu un ERP, comenzile de vânzare intră automat în sistemul financiar, fără nici o re-codificare manuală: departamentul de management al comenzilor poate lucra mai rapid și mai precis, iar departamentul financiar poate închide jurnalele mai rapid.
• Un ERP avansat oferă tablouri de bord pentru a înțelege rapid performanța afacerii, pe baza valorilor cheie stabilite.

Avantaje

Cu o soluție ERP, compania are acces la informații exacte, care ajută la luarea mai rapidă a celor mai bune decizii. De asemenea, automatizează procesele repetitive, reducând dramatic costurile și posibilele riscuri și erori.
Iată principalele beneficii ale utilizării unui sistem ERP:

Momente istorice

Termenul ERP a fost inventat în 1990 de Gartner, dar rădăcinile sale datează din anii ’60. Inițial, acestea erau programe pentru managementul și controlul stocurilor în sectorul de producție, la care au fost adăugate funcționalități pentru monitorizarea inventarului și echilibrarea soldurilor.
În anii ’70, aceste programe rudimentare au fost înlocuite cu MRP (Material Requirements Planning) pentru planificarea proceselor de producție.

De atunci, sistemele MRP au evoluat până la includerea proceselor de fabricație și a altor proceduri de back office, până când, în 1990, s-au pus bazele sistemelor ERP, așa cum le cunoaștem astăzi.

Ce să evaluezi atunci când alegi un ERP

Am văzut cum sistemul ERP este un instrument foarte important pentru o companie, care o va însoți pentru o perioadă foarte lungă de timp, cel puțin 10 ani. Prin urmare, este destul de firesc ca această alegere să fie cât mai prudentă și bine documentată.
Procesul decizional ar trebui să se bazeze pe o analiză strategică aprofundată, care evidențiază mai întâi obiectivele business-ului și maparea fluxului de informații.

Unele caracteristici de luat în considerare atunci când alegi cea mai potrivită soluție ERP sunt:

FLEXIBILITATE

O caracteristică cheie a unui sistem ERP este flexibilitatea configurării: nu există o soluție gata construită, bună pentru toți. Soluția ERP ar trebui să fie capabilă să se adapteze la particularitățile fiecărei companii în parte.
În trecut, se obișnuia să se implementeze arhitecturi IT foarte complexe și costisitoare la care compania trebuia să se adapteze. Modificările aduse acestui sistem erau dificile și, prin urmare, costisitoare. De aceea, în trecut, soluțiile ERP erau în mare parte accesibile doar companiilor mari. Dar, din fericire, progresul tehnologic adus de Digital Transformation a inversat situația: compania nu mai trebuie să se adapteze la soluție, ci invers.
Flexibilitatea soluțiilor ERP este considerată astăzi o cerință principală și reprezintă posibilitatea de a se adapta la orice tip de companie și obiectiv de business, prezent și viitor.

MODULARITATE

Modularitatea este un aspect pe care se bazează flexibilitatea și se referă la structura ERP. Din fericire, majoritatea soluțiilor actuale au o structură modulară, pentru a se adapta mai ușor la nevoile fiecărei firme. De obicei, un ERP acoperă următoarele domenii macro: administrare, vânzări, logistică și depozit, producție, management.
Dar, cu tehnologiile disponibile în zilele noastre, este posibil să se acopere practic orice cerință funcțională, precum și să se aprofundeze detaliile pe domenii specifice de afaceri.

Integrare

O altă caracteristică importantă este capacitatea de integrare. Modularitatea soluției trebuie să fie complet integrată, pentru a facilita fluxul de lucru între diferitele business unit și pentru a oferi o imagine actualizată a progresului afacerii, în orice moment.

Este important ca ERP să fie integrat și cu alte software și aplicații deja prezente în companie, de la cele mai simple la cele mai sofisticate, cum ar fi Business Intelligence, aplicațiile WMS sau DMS, pentru a da câteva exemple.
Cu siguranță prezența aplicațiilor departamentale integrate nativ unui ERP este un factor foarte apreciat. Posibilitatea de a conta pe un modul CRM integrat, de exemplu pe managementul documentelor, pe fluxurile de lucru sau pe SCM integrat (Supply Chain Management) este un „beneficiu” care nu poate fi neglijat.

TEHNOLOGIE ȘI POTENȚIAL EVOLUTIV

Acesta este un factor determinant în momentul alegerii unui ERP: tehnologia evoluează rapid și este important să vă bazați pe un software avansat și actualizat constant. Acest lucru devine și mai important atunci când o soluție ERP este considerată o investiție pe termen lung: este necesară evaluarea cu atenție a actualizării tehnologice a produsului și a potențialului său evolutiv.
Angajamentul pe care compania producătoare îl asumă în cercetare și dezvoltare este un indice pozitiv. Foarte des internaționalitatea și reputația mărcii nu reprezintă garanția inovării.

DISPONIBILITATEA SOLUȚIEI IN CLOUD SAU SAAS

Un avantaj important pe care îl oferă ERP-urile de a doua generație în mediul tehnologic este disponibilitatea soluției in CLOUD sau SaaS (Software as a Service), adică posibilitatea utilizării produsului cu „abonament”, fără a fi nevoie să suporte costurile unei Infrastructura IT din cadrul companiei.

Soluțiile bazate pe cloud oferă un avantaj economic și simplifică implementarea și gestionarea acestor sisteme. Probabil mai important este faptul că ERP Cloud permite raportarea în timp real și BI, transformându-le într-o resursă valoroasă și pentru managerii interesați de vizibilitatea business-ului.

SIMPLITATEA UTILIZĂRII

Un ERP ar trebui să fie user friendly și ușor de învățat. O user experience bună va depăși rezistența naturală a utilizatorilor la acceptarea unei soluții noi și va facilita adoptarea rapidă a acesteia de către toți angajații, fără a încetini fluxurile de lucru.

Semnale inconfundabile care indică faptul că ai nevoie de un sistem ERP

Majoritatea companiilor încep utilizând diverse instrumente simple și autonome pentru a gestiona diferite procese, software-uri foarte simple sau chiar foi de calcul Excel. Dacă te recunoști într-unul sau mai multe dintre scenarii de mai jos, este timpul să adopti un sistem mai avansat pentru administrarea afacerii tale.

Dedici mult timp activităților zilnice 
Dacă gestionarea celor mai importante activități necesită mult timp, cum ar fi închiderea jurnalelor contabile, cauza poate fi existența multor aplicații diferite, care nu reușesc să comunice între ele. Un ERP integrează soluții și date într-un singur sistem, cu o interfață comună, ceea ce face mai ușoară comunicarea între departamentele firmei, cu desfășurarea eficientă a muncii.

Nu reușești să descifrezi ușor datele principale ale activității tale
Dacă este dificil să obții informații importante, cum ar fi stocuri sau retururi, problema ar putea fi legată de software-uri separate și neintegrate. Lipsa accesului la matrici și KPI poate constitui o barieră în dezvoltarea afacerii tale. Un software ERP este conceput pentru a răspunde acestor provocări.

Procese pe care nu reușești să le ții sub control
Unele domenii ale afacerii tale devin o enigmă? Gestionarea inventarului, satisfacerea cerințelor clienților sau ținerea costurilor sub control au devenit provocări care nu pot fi depășite? În acest caz, un software ERP te poate ajuta în restructurarea proceselor firmei pentru a le adapta la creșterea sau schimbărea priorităților.

Date duplicate
Angajații tăi sunt obligați să introducă manual aceleași date în mai multe aplicații? În acest caz, este probabil ca aceștia să petreacă prea mult timp introducând date duplicate. Când informațiile nu pot circula între sisteme, rapoartele devin mai dificile, erorile cresc și luarea deciziilor este compromisă.

Pierzi oportunități de creștere pentru companie
Petreci atât de mult timp în gestionarea afacerii tale încât nu poți urmări noi oportunități interesante? Noile sisteme ERP includ funcții avansate și inteligente, precum învățarea automată și analiza predictivă, care facilitează identificarea de noi inițiative profitabile.