5 sfaturi pentru a îmbunătăți Controlul Calității în companie
21 octombrie 2023
Profesioniștii din domeniul financiar-contabil sunt constant sub presiunea managerilor pentru a dovedi rolul lor strategic în companie. În același timp, sunt presați zilnic de organizații să țină pasul cu cerințele auditului, să raporteze rezultatele financiare și să gestioneze activitățile contabile în curs.
Toate aceste activități sunt esențiale pentru creșterea afacerii. Planificarea resurselor întreprinderii (ERP) poate juca un rol crucial în îmbunătățirea simplificării și preciziei cu care aceste activități sunt completate. Deținerea unui ERP adecvat, poate ajuta echipa financiară să se concentreze îndeosebi pe aspectele strategice decât tactice.
Din păcate, multe departamente financiare recurg încă la hârtie și la introducerea manuală a datelor și deseori realizează rapoarte și prognoze folosind foi de calcul cu date agregate din mai multe surse. Aceste abordări învechite consumă timp și resurse în exces, complică sarcinile simple pentru finanțe și contabilitate și împiedică o companie să obțină o viziune clară asupra sănătății sale financiare. Într-un sondaj recent realizat de Bottomline Technologies și Strategic Treasurer, profesioniștii din finanțe au indicat că prognoza cash flow-ului, procesarea facturilor, primirea plăților și reconcilierea au rămas procese financiare manuale ineficiente.
Această realitate de zi cu zi contrastează puternic cu viețile personale ale profesioniștilor din domeniul financiar, unde totul, de la gestionarea finanțelor personale, la achizițiile online până la simpla compunere a unui mesaj text, s-a transformat în experiențe automatizate și personalizate. Acest lucru se datorează în mare parte inteligenței artificiale, în special învățării automate și procesării limbajului natural NLP.
Dar disparitatea dintre profesional și personal nu ar trebui să existe, pentru că aceeași tehnologie pe care o întâlnim în viața de zi cu zi există și poate fi aplicată și în sistemele ERP.
În cele mai multe cazuri, dependența echipelor financiare și contabile de procesele manuale la locul de muncă poate fi atribuită problemelor de confort și obișnuință, mai degrabă decât lipsei de opțiuni. Inteligența artificială și derivatele sale sunt încă concepte intimidante pentru mulți oameni, indiferent de profesia lor. Poate fi dificil de înțeles unde și cum să implementăm aceste tehnologii inovatoare în mod practic.
Trecerea in Cloud a sistemelor ERP a permis noi moduri de a integra inteligența artificială, învățarea automată și procesarea limbajului natural ca valoare adăugată pentru clienți. Furnizorii de tehnologie ERP au o oportunitate semnificativă de a-și educa clienții cu privire la modul în care aceste tehnologii integrate nu doar vor simplifica operațiunile financiare zilnice, ci vor propulsa echipele de profesioniști în viitor, cu o nouă valoare strategică.
Care sunt modalitățile prin care aceste inovații tehnologice pot aduce beneficii practice? Asocierea proceselor și fluxurilor de lucru corecte cu inteligența artificială, poate crea un avantaj competitiv și poate îmbunătăți valoarea strategică a profesioniștilor financiari și contabili.
Să aruncăm o privire la câteva exemple cheie despre modul în care Inteligența Artificială poate fi aplicată la funcțiile financiare dintr-un sistem ERP.
Învățarea automată joacă un rol principal în automatizarea sarcinilor repetitive și banale și poate permite profesioniștilor, contabili și financiari, să se concentreze asupra activităților cu valoare adăugată. De exemplu, învățarea automată poate detecta când un utilizator îndeplinește întotdeauna aceeași sarcină și poate oferi automatizarea acelei sarcini în viitor. Introducerea și aprobarea comenzilor de achiziție, facturilor și plăților necesită de obicei un număr semnificativ de ore pentru mai mulți angajați cu normă întreagă dintr-o organizație medie sau mare. Activitățile de închidere de la sfârșitul lunii sau la sfârșitul anului durează, de asemenea, mult timp. În timp ce aceste activități pot necesita intervenția umană din când în când, în majoritatea cazurilor pot fi stabilite reguli pentru a crea procesarea directă și doar a scenariile particulare să fie direcționate către angajați sau manageri pentru revizuirea sau completarea lor.
Automatizarea bazată pe învățarea automată înseamnă costuri reduse, productivitatea personalului mărită și o eficiență operațională majoră. Deoarece consumă mai puțin timp pentru a tasta aceleași informații de mai multe ori, membrii echipei au mai mult timp să colaboreze, să rezolve problemele pentru care anterior erau prea ocupați și să optimizeze în continuare procesele financiare.
Învățarea automată vă permite să analizați cantități uriașe de date „curate” și să detectați modele și alte relații pentru a face predicții – chiar și din surse potențial disparate – cu o viteză și o acuratețe incredibile. Învățarea automată încorporată în sistemul ERP poate examina datele istorice din mai multe funcții financiare interne și surse externe, cum ar fi conturile bancare, pentru a ajuta o organizație să prognozeze mai precis fluxul de numerar.
Această tehnologie poate examina modelele de producție și vânzări ale unei organizații pentru a îmbunătăți gestionarea stocurilor sau poate examina datele privind debitul și creditul pentru a găsi discrepanțe în facturile obișnuite sau pentru a oferi sugestii despre când să plătească un furnizor.
Este dificil să se cuantifice amploarea pe care ar putea să o aibă un proces financiar prin implementarea AI pentru analizarea datelor.
Este de la sine înțeles că valorificarea tehnologiei în acest mod poate permite profesioniștilor financiari să îmbunătățească situația financiară generală a companiei lor. O mai bună gestionare a lichidității, strategii optimizate pentru debite și credite și o reducere a riscului de a efectua plăți frauduloase sau incorecte către partenerii de afaceri sau angajați sunt toate rezultate extrem de benefice și reprezintă doar vârful aisbergului.
Cazurile de utilizare văzute anterior evidențiază multe moduri prin care învățarea automată poate face munca zilnică în sistemul ERP mai puțin frustrantă și mai plină de satisfacții pentru profesioniștii din contabilitate și finanțe. Procesarea limbajului natural, care alimentează asistenții digitali precum Siri și Alexa, este o altă tehnologie care poate face interacțiunile cu sistemul ERP mai umane și mai intuitive. Procesarea limbajului natural poate ajuta utilizatorii să caute și să interacționeze mai ușor cu cantități uriașe de date care pot fi stocate în aplicații sau alte silozuri, cu o simplă căutare vocală.
Această tehnologie ar putea fi aplicată și pentru a analiza conversațiile dintre partenerii de afaceri și pentru a sugera pașii următori după încheierea unei conversații. De exemplu, dacă un angajat de la contabilitate clienți contactează un client pentru a solicita plata unei facturi pe care clientul afirmă că nu a primit-o, procesarea limbajului natural și învățarea automată ar putea lucra împreună pentru a introduce și trimite automat un e-mail care să conțină factura în cauză.
Beneficiile acestor procese depășesc eficiența și productivitatea. Contrar a ceea ce s-ar putea crede, introducerea acestui nivel de asistență tehnologică nu va elimina locuri de muncă ci va putea ajuta companiile să atragă și să rețină talente valoroase.
Suntem încă în stadiile incipiente ale impactului inteligenței artificiale și al învățării automate asupra multor instrumente de management financiar și de afaceri, inclusiv asupra sistemelor ERP. Nu există nicio îndoială că aceste tehnologii vor transforma munca în același mod în care au transformat deja viața consumatorilor. Dar cât timp va fi necesar companiilor să finalizeze această transformare?
Răspunsul va varia probabil în funcție de dimensiunea companiei și a industriei. Începutul acestui nou deceniu va fi interesant pentru a analiza reacția consumatorilor la aceste tehnologii și a beneficiilor pe care le-au obținut, deoarece acest lucru va contribui la adoptarea acestor tehnologii în procesele ERP de bază.
Fonte: it.toolbox.com
Test gratuit 15 zile | Fără reînnoire automată | Acces imediat
