How-to: ready to GoLive!

GoLive este punctul culminant al săptămânilor, lunilor și uneori al anilor de planificare, execuție, monitorizare și control al proiectului care implică diferite părți interesate, atât în interiorul, cât și în exteriorul companiei. Reprezintă momentul în care software-ul poate fi folosit de utilizatori.

Fiecare proiect GoLive este diferit: complexitatea și strategia pot varia în funcție de dimensiunea companiei, de tipul de sistem ales și de numărul de utilizatori care vor utiliza software-ul.

Checklist ca soluție la un GoLive iminent

Pentru a evita eșecul proiectului este necesară o gestionare excelentă a proiectului. Pe măsură ce se apropie data GoLive, liderii de proiect ar trebui să urmeze un checklist, astfel încât să se asigure că nimic nu este lăsat la voia întâmplării.

Vă propunem mai jos câteva idei pentru un checklist tipic.

Asigură-te că strategia GoLive a fost împărtășită cu toți cei implicați

Project Manager trebuie să asigure partajarea diferitelor activități care vor avea loc înainte și după GoLive, atât cu membrii echipei de proiect, cât și cu angajații companiei și cu toți cei care vor utiliza noul ERP.
Dacă există o comunicare bună, oamenii vor putea să-și organizeze și să-și planifice munca, indiferent dacă sunt implicați în remedierile de ultim moment sau în utilizarea efectivă a software-ului.

Verificați dacă datele necesare au fost transferate de la sistemul anterior în cel nou

PM trebuie să confirme că echipa sa a migrat datele necesare înainte de GoLive.Strategiile de migrare pot fi diferite. Foarte des,de exemplu, este necesar să se facă migrații suplimentare momentul GoLive; aceste detalii ar trebui definite cu mult înainte de data începerii noului sistem.

Confirmați că toate bug-urile sunt remediate

Înainte de GoLive, echipa implicată trebuie să remedieze diferitele bug-uri întâlnite în ultimele etape de testare înainte de implementare. Este foarte probabil ca nu toate bug-urile să fie remediate înainte de GoLive, dar este esențial ca fiecare dintre ele să fie analizat și rezolvat în baza criticității sale.

Implementarea unui program de training

Deși este probabil ca un anumit nivel de formare să fi fost oferit înainte de GoLive, este important să se verifice dacă a fost definit un plan de formare precis, că au fost identificate persoanele care vor trebui să se ocupe de această formare și cei care vor trebui să o primească.

Verificați dacă mediul de operare a fost configurat

Așa cum se întâmplă în multe cazuri, implementarea ERP se desfășoară într-o primă fază într-un mediu demo de testare și apoi reprodusă într-un mediu de operare complet. Echipa va trebui apoi să verifice dacă au fost configurate toate ariile aplicative, modulele și rapoartele personalizate, precum  și parametrizarea bazei de date și conectarea la eventualele interfețe necesare.

În acest stadiu, este esențial să se efectueze alte teste, astfel încât să se evite apariția problemelor în mediul de operare, în timpul și după GoLive.

Completați o serie de teste pentru a asigura funcționarea noului ERP

Este sarcina managerului de proiect să solicite echipei sale să efectueze o serie de teste de bază pentru a verifica dacă software-ul funcționează conform așteptărilor. Procedurile de testare care trebuie efectuate ar putea viza, de exemplu, lansarea unor query, crearea unei intrări pentru a verifica dacă picklists funcționează sau solicitarea utilizatorilor finali de a se conecta, astfel încât să confirme că procedura de conectare funcționează.

Acestea sunt teste elementare pentru a verifica dacă există elementele de bază pentru a putea începe lucrul, teste mult mai aprofundate trebuind să fi fost realizate anterior.

Restricționați accesul la vechiul ERP

În cele din urmă, echipa de proiect ar trebui să se asigure că, de la o anumită dată, nu mai există posibilitatea ca utilizatorii finali să adauge date noi în vechiul sistem ERP.

Modificările nu sunt bine primite de toată lumea, deci este mai bine să eliminați tentația, limitând posibilitatea accesului la vechiul sistem cu permisiuni doar de read-only.