Document Manager – Fluentis ERP este software-ul care îți trebuie

Aria Documentală
(DMS) Document
Management System

Cum poate Document Management eficientiza parte din procesele interne ale companiei?


Cu Fluentis ERP poți gestiona tot fluxul de documente al companiei, grupând și arhivând electronic posibilele documente trimise și/sau livrate propriilor clienți sau potențialelor contacte. Această arie este direct conectată la organizarea activităților desfășurate în ce privesc contactele.

PUNCTE FORTE

  • Integrează funcționalitățile de bază ale arhivării documentelor cu proceduri de Bar Code Recognition și OCR - recunoaștere optică
  • Gestionează toate documentele active și pasive produse de ERP
  • Asociază documente digitale oricărui obiect al aplicației
  • Documentul poate fi modificat în orice moment și mapat în software-ul ERP
  • Reduce volumul hârtiei tipărite și, în consecință, a spațiilor de arhivare
  • Documente disponibile întotdeauna oriunde, cu o simplă conexiune la internet

Ce poți face cu Document Manager al aplicației Fluentis?

BRC

Procedura de citire a documentelor cu ajutorul Bar Code Recognition permite identificarea documentului pe baza unei etichete bar code asociate imaginii documentului.

ASOCIERE LA
“BUSINESS DOCUMENT”

Asocierea la Fluentis Document Manager, permite operatorului să identifice rapid toate documentele asociate unei entități, cum ar fi: facturi, avize de livrare, contracte, registre clienți sau articole; mai exact la toate acele entități implicate și configurate în Fluentis Document Management System. Căutarea în DMS a acestor entități este mult mai ușoară și mai naturală pentru operator, pentru că se evită inserarea clasicelor TAGS atunci când se introduce documentul, pentru a putea fi căutat ulterior cu ajutorul lor.

DRAG & DROP

Fluentis Document Manager are implementate operațiile de „Drag” a documentului din Windows și „Drop” al acestuia în documentul de gestiune dorit. De exemplu, când utilizatorul dorește să atașeze confirmarea comenzii clientului (un fișier PDF) direct în ordinul clientului deschis în aplicație, este suficient să facă „Drag” pe PDF și „Drop” în „ form”-ul ordinului deschis în acel moment în Fluentis. Acest tip de activitate accelerează modul de lucru al operatorului.

EXCEL EDITOR
ȘI MS-WORD EDITOR

Posibilitatea de a deschide în read/write documentele Word și Excel.

FILE SYSTEM
VOLUME DATA RETENTION

Posibilitatea de a gestiona documentele în File system separat de baza de date a aplicației.

INTEGRARE
CU ARXIVAR

Permite schimbul de date al documentelor cu ARXivar.

CLASIFICARE
DOCUMENTE

Fiecare document poate fi asociat unui tip de categorie și unui eventual proiect existent, pentru ca apoi să poată fi grupat și vizualizat ușor.

De ce este important ca Documentalul să fie integrat în aplicație?

Fluentis ERP dispune de o gestionare documentală integrată cu toate celelalte proceduri. Documentalul integrat cu procesele companiei reprezintă tot mai mult un “repository” de informații eterogene și strategice pentru gestionarea proceselor companiei.

Fenomenul Digital Trasformation impune o gestionare din ce în ce mai exactă a documentelor digitale, indiferent dacă acestea sunt de achiziții sau de vânzări. Necesitatea de a putea cataloga, arhiva și căuta fiecare document prin intermediul cheilor de căutare corespunzătoare reprezintă cerința fiecărui utilizator de software ERP.

Cea mai importantă caracteristică a Fluentis Document Manager este posibilitatea identificării oricărui document digital, nu doar după vechile chei de căutare bazate pe TAG-urile alocate atunci când documentul este introdus în baza de date, ci și prin asocierea acestuia cu „business document”-ul relativ. Deci, este posibilă extinderea căutării în arhiva de documente a Fluentis DMS prin asocierea indirectă a obiectului de business relativ; acest lucru oferă operatorului, simultan, două avantaje: primul că nu este necesară „etichetarea” niciunui document în momentul introducerii în baza de date al documentalului, iar al doilea este că operația de cautare a acestuia se face prin asociere implicită și indirectă.

Fluentis Document Manager se caracterizează prin setările clasice pe tipul documentului, pe categorii, pe tipul fișierului, pe folder și este posibil să se stabilească criteriile de securitate și accesibilitate referitoare la fiecare document sau categorie de documente în funcție de utilizator sau de rolul asociat acestuia.

Fluentis Document Manager este bogat în funcționalități, printre care se evidențiază citirea cu ajutorul BCR (Bar Code Recognition), mai exact posbilitatea de a recunoaște un document în baza codului de bare propriu asociat în faza inserării în “repository”.

„Repository”-ul documental poate fi intern bazei de date a aplicației de gestiune sau poate fi configurat într-un director separat sau parametrizat într-o bază de date diferită de cea a datelor de gestiune.

 

 

Area Documentale gestionale Fluentis

CONTACTEAZĂ-NE PENTRU MAI MULTE INFORMAȚII

Unul dintre consultanții noștri se va ocupa de cererea ta și îți va răspunde cât mai curând posibil