Coronavirus: companiile sunt pregătite cu un plan de urgență?

Situația cu care ne confruntăm în aceste zile și alarma provocată de coronavirus ne amintește că firmele trebuie să implementeze planuri de intervenție și să fie pregătite pentru situațiile de epidemie la scară largă. O astfel de situație în desfășurare, care poate dura luni, are un potențial distructiv, pentru continuitatea activităților unei organizații, chiar mai mare decât cea rezultată dintr-un atac cibernetic sau un dezastru natural.

Înainte ca Organizația Mondială a Sănătății să declare o urgență globală pentru sănătatea publică la 30 ianuarie 2020, companiile au început să ia măsuri pentru a-și reduce expunerea la virus.

Printre aceste măsuri: carantină pentru persoanele din zonele roșii de urgență, limitarea călătoriilor în China, închiderea magazinelor și fabricilor este și ordinul ca angajații din regiunile afectate să lucreze de acasă.

Coronavirus a pornit în China, dar s-a extins în lumea toată lumea. Organizația Mondială a Sănătății (OMS), zi de zi, crește nivelul de risc asociat cu coronavirus, crescând din ce în ce mai mult nivelul de îngrijorare.

Pandemiile nu sunt o întrerupere „normală” a activităților. Continuând luni întregi, aceste evenimente necesită un set suplimentar de activități, inclusiv consultări cu epidemiologi, identificarea rolurilor critice și evaluarea terților. Să considerăm o pandemie a RISCULUI OPERATIV care trebuie gestionat la cele mai înalte niveluri ale organizației, deoarece afectează toate departamentele și locațiile în care funcționează organizația.

Următoarea cercetare oferă informații despre ce trebuie să ia în calcul liderii companiilor, pe măsură ce epidemia de coronavirus continuă.

Organizațiile ar trebui să se pregătească pentru o posibilă pandemie, deoarece resursele nu vor fi disponibile odată ce pandemia va începe. Avantajele acestei lucrări de planificare include:ne includono:

• Reducerea la minim a impactul asupra personalului
• Reducerea la minim a impactului asupra lanțului de aprovizionare al organizației
• Reducerea la minim a impactului asupra furnizării serviciilor
• Reducerea la minim a impactului asupra infrastructurii IT
• Protejarea imaginii companiei
• Reducerea impactul financiar
• Oferirea posibilității ca firma să revină la o nouă normalitate cât mai curând posibil

Condițiile unei pandemii, pe care organizațiile trebuie să le înțeleagă pentru a fi pregătite pentru a răspunde mai bine la un eveniment de acest tip, pornesc de la o condiție cheie: absentismul angajaților.

O pandemie poate duce la un posibil absentism al personalului de peste 40% pentru perioade prelungite și secvențiale: organizațiile trebuie să înțeleagă ce înseamnă acest lucru pentru operațiunile lor comerciale și să fie pregătite să ia anumite decizii dificile, dacă este necesar.io.

Iată câteva considerații de care trebuie să țineți cont pentru a implementa un plan de urgență și pentru a putea prezice și limita repercusiunile unui eveniment pandemic :

Condiții generale

• O pandemie este la nivel mondial și are o durată nedeterminată.
• O pandemie poate fi o țintă în mișcare; planurile și așteptările trebuie schimbate pe măsură ce lucrurile se schimbă.
• Ar putea fi instituite restricții de carantină și de călătorie.
• Condițiile economice apar denaturate în timpul unui eveniment pandemic.

Condiții externe

• Serviciile de stat esențiale ar putea fi grav compromise în timpul unei pandemii la scară largă. Aceasta ar putea include întârzieri de reacție la o varietate de evenimente, cum ar fi tulburările civile sau catastrofele naturale.
• Întreruperile de energie, datorate forței de muncă reduse pentru utilități, pot deveni mai frecvente.
• Este posibil ca furnizarea de internet la domiciliu să nu satisfacă cererea într-o pandemie pe scară largă.
• Pot apărea rații alimentare.
• Spitalele pot fi într-o situație de colaps.
• Combustibilul poate fi redus.

Condiții comerciale

• Multinaționalele sau companiile cu diferite localizări vor fi probabil mai afectate decât cele cu o singură locație.
• Factorul declanșator al impactului asupra afacerii, adică absentismul angajaților, va fi rezultatul unor factori precum carantina, restricțiile de călătorie, închiderea școlilor și membrii din familie bolnavi.
• Indicele de pregătire a lanțului de aprovizionare pentru a face față pandemiei este esențial.
• Tehnologia poate ajuta organizațiile să se adapteze mai bine la situația în schimbare.
• Luarea în considerare a diferențelor culturale și religioase în planurile de urgență.

Construiți un plan de acțiune

Având în vedere aceste ipoteze, este necesar ca firmele să adopte o abordare proactivă și să implementeze proceduri pentru RISK MANAGEMENT, pentru a fi gata de acțiune în fața unor evenimente extreme, cum este coronavirus.

Este interesantă analiza raportată în “The Smart Institute”, care oferă sugestii practice pentru un plan de acțiune corporativ contra coronavirus.

• Înființează un grup de Crisis Management, care este în contact direct cu liderii companiei și poate repreznta un punct de referință pentru toți angajații.
• Realizați o hartă a întregului personal, direct și indirect, cu referințe telefonice, astfel încât să puteți contacta toată lumea, ușor și în timp real, prin intermediul instrumentelor de mesagerie instantanee precum Whatsapp sau Telegram.
• Stabiliți un plan de urgență care să faciliteze lucrul de la distanță, cu conexiuni VPN la rețeaua corporativă, video și conference call.
• Efectuați o revizie a planului de călătorii, încercând să le reduceți la minim.i.
• Definiți intervale de risc pe baza unor evenimente legate de o agravare a situației.

Trăim într-o perioadă istorică în care realitatea noastră de zi cu zi este puternic conectată cu toate celelalte puncte ale globului. Chiar dacă nu ne deplasăm fizic în zonele afectate de epidemii sau alte evenimente extreme, viața noastră va fi oricum afectată.
Acesta este motivul pentru care este din ce în ce mai important ca firmele să fie pregătite pentru provocările viitoare.

Surse: www.gartner.com; www.econopoly.ilsole24ore.com