Software DMS: Sistema de Gestión Documental integrado
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Todo bajo control con la Gestión Documental Integrada de Fluentis
El fenómeno de la Transformación Digital exige una gestión cada vez más precisa de los documentos digitales, tanto entrantes como salientes. La necesidad de poder localizar cualquier documento mediante las claves de búsqueda adecuadas es un requerimiento fundamental para todo usuario de sistemas de gestión empresarial.
Fluentis ERP cuenta con un software de Gestión Documental o DMS (Sistema de Gestión de Documentos) totalmente integrado con el resto de los procesos, permitiendo administrar el flujo documental de la empresa, agrupando y archivando electrónicamente documentos que pueden ser enviados o entregados a clientes y contactos potenciales.
Contar con una Gestión Documental integrada con todos los demás procesos representa un verdadero “repositorio” de información heterogénea y estratégica para la administración de los diferentes procesos empresariales.
El módulo documental de Fluentis ERP está equipado con numerosas funcionalidades que hacen posible catalogar, historiar y buscar cualquier documento con un solo clic.
Además de las configuraciones estándar que permiten la gestión por tipo de documento, por categoría, por formato de archivo y por carpeta, también se pueden definir criterios de seguridad y accesibilidad para cada documento y categoría, según el usuario o el rol asignado.
El gran valor añadido del sistema documental de Fluentis ERP es la capacidad de identificar cualquier documento digital, no solo por las clásicas claves de búsqueda asignadas como etiquetas (Tags) al momento de cargar el documento en la base de datos, sino también gracias a la asociación del documento con el “documento de gestión empresarial” correspondiente, lo que facilita y agiliza enormemente la búsqueda.
Finalmente, se destaca la lectura mediante BCR (Reconocimiento de Códigos de Barras), es decir, la posibilidad de identificar un documento según el código de barras que se le haya asociado durante su incorporación al “repositorio”.
Módulos Aplicativos / Funcionalidades
Asociación al "Documento de Gestión Empresarial"
Permite al usuario identificar rápidamente todos los documentos vinculados a la entidad administrativa, como por ejemplo: las facturas electrónicas, las notas de entrega, los contratos, los datos maestros de clientes o de artículos, así como todas aquellas entidades configuradas e integradas en el Sistema de Gestión Documental (DMS).
Buscar dentro del DMS por estas entidades aporta dos ventajas fundamentales: no es necesario “etiquetar” ningún documento al momento de ingresarlo en la base de datos del gestor documental, y la búsqueda del mismo se hará por asociación implícita e indirecta, resultando mucho más simple y rápida.
Funcionalidad de Arrastrar y Soltar (Drag & Drop)
La gestión documental de Fluentis mejora significativamente la experiencia del usuario, permitiendo seleccionar con el mouse un documento en el escritorio para luego arrastrarlo y soltarlo directamente dentro del documento abierto en el sistema de gestión.
Por ejemplo, si se desea asociar la confirmación de un cliente en formato PDF directamente a la orden en proceso, será suficiente con arrastrar el archivo hacia el formulario de la orden que se tiene abierto en ese momento en Fluentis.
Reconocimiento de Código de Barras (BCR)
El procedimiento de lectura de documentos mediante Reconocimiento de Códigos de Barras permite identificar documentos con base en una etiqueta de código de barras asociada a la imagen del propio documento.
Editor de Excel y Word
Es posible abrir en modo lectura y escritura los documentos de Word y Excel directamente desde la aplicación.
Categorización de Documentos
Cada documento puede asociarse a una categoría y, si aplica, a un proyecto existente, para facilitar el agrupamiento y posterior consulta rápida de los documentos.
Integración con ARXivar
También se gestiona el intercambio de documentos con ARXivar.
Retención de Datos del Volumen del Sistema de Archivos
Posibilidad de gestionar los documentos en un sistema de archivos separado de la base de datos del sistema de gestión.
Puntos Fuertes de la Gestión Documental de Fluentis
Integra las funcionalidades básicas de archivado documental con procedimientos de Reconocimiento de Códigos de Barras y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Administra todos los documentos, tanto activos como pasivos, generados directamente desde la plataforma ERP.
Permite asociar documentos digitales a cualquier objeto dentro del sistema de gestión.
Cada documento puede ser modificado en cualquier momento y vinculado dentro de Fluentis ERP.
Facilita la reducción del uso de papel y, en consecuencia, del espacio de almacenamiento físico.
Los documentos están siempre disponibles en cualquier lugar mediante una simple conexión a Internet.
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