Software de Control de Gestión
Utiliza los datos para tomar las decisiones más convenientes y guiar a tu empresa hacia sus objetivos
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El cambio es menos desafiante
cuando tienes todo bajo control
El área de Control de Gestión en Fluentis ERP es una herramienta estratégica de alto valor que permite a las empresas altamente integradas y orientadas a resultados monitorear el cumplimiento de sus objetivos por medio del análisis de costos y desviaciones.
Módulos y Funcionalidades
Todas las herramientas para:
Definir una estructura multidimensional de unidades de negocio que soporte múltiples análisis simultáneos, brindando la máxima flexibilidad.
Establecer la estrategia y planificación empresarial a través de un sistema de presupuestos, permitiendo comparar proyecciones con los resultados reales generados en el sistema de reportes.
Distribuir automáticamente los costos comunes entre los diferentes centros de costo utilizando el sistema de cost drivers / generadores de costo.
Integrar los datos contables con registros de gestión, valorados por ejemplo en horas de trabajo o número de unidades, capturados por módulos de producción, logística, activos o los ciclos de documentos de ventas y compras. El sistema integrado de valorización del módulo asigna automáticamente un valor económico a estas cantidades, según los cálculos realizados dentro del sistema, para evaluar el costo de unidades individuales o de centros de costo completos.
Elaborar un presupuesto integral que integre los datos contables mediante un sistema de saldos semestrales libremente agrupables, a través de reclasificaciones, movimientos entre centros de costo, asignaciones y distribuciones, además de diversos indicadores y tasas para cantidades físicas.
El rol estratégico del Control de Gestión en la gestión del cambio en una era de incertidumbre
Alta Automatización
La alta automatización en la distribución de costos comunes y las transferencias entre unidades de negocio se logra gracias a un sistema de cost drivers/ generadores de costo impulsores de costo altamente potente. Se dispone de múltiples lógicas, y es posible definir prioridades en el procesamiento. Por ejemplo, se puede programar primero la asignación de los costos comunes que no están distribuidos en la contabilidad general y, posteriormente, después de la primera distribución, transferir los centros auxiliares a los centros de producción, valorando así las órdenes de venta.
Facilidad de Uso
El módulo de Control de Gestión también permite un uso simplificado para apoyar análisis y procesos netamente contables. Es posible obtener información valiosa mediante cierres contables semestrales con los respectivos ajustes y correcciones, reclasificaciones de saldos según modelos libremente definidos por el usuario, y comparaciones entre estas reclasificaciones para analizar las variaciones.
Perfectamente Integrado
La integración se da no solo con los módulos de Contabilidad General y Contabilidad Analítica, sino también con Producción y Logística para incorporar movimientos físicos, como las horas de trabajo y las cantidades de materias primas utilizadas en los procesos productivos.
Máxima flexibilidad en la definición de unidades de negocio
(Una evolución moderna de los centros de costos y centros de beneficios, capaces de manejar ambos tipos de transacciones).
La lógica multidimensional permite realizar múltiples análisis en paralelo, como un análisis de costeo completo y un análisis específico relacionado con una inversión estratégica, donde las transacciones contables se asignan simultáneamente a centros que corresponden a diferentes agrupaciones.
Estructura y agrupamientos configurables.
Lógicas específicas para costos generales que no son asignados inicialmente en la contabilidad general, y para gestionar cuentas de activos dentro de las unidades de negocio.
Las unidades pueden incorporar cantidades físicas, como horas de trabajo, y proporcionar datos para el cálculo de tarifas (por ejemplo, valor/hora) para valorar las cantidades, interfaseando con modelos de reclasificación de datos contables.
Lógica dimensional que permite realizar varios análisis concurrentes, partiendo de las mismas transacciones contables asignadas automáticamente a diferentes dimensiones.
Identifica los márgenes de productos y proyectos
Definición de unidades de negocio y relaciones contables
La definición del plan de unidades de negocio y su relación con el plan de cuentas contable es fundamental en el área de Control de Gestión. El objetivo principal es identificar los márgenes de productos o proyectos.
Herramientas para el análisis en Control de Gestión Empresarial
Para analizar los datos en el Control de Gestión Empresarial se utilizan diversas herramientas, entre ellas, reportes, cubos de datos y tableros de control (dashboards), que permiten visualizar los resultados generados por los modelos de reportes económicos de la empresa. Los Reportes Económicos de Centro permiten analizar los componentes de costo dentro de estructuras de tarifas paramétricas.
La importancia del análisis de datos
El análisis de datos es esencial en el Control de Gestión Empresarial. Esta labor proporciona una visión general del desempeño económico y de los costos de producción, facilitando así el proceso de toma de decisiones.
Ellos ya confían en Fluentis ERP… y esto es lo que dicen
Fluentis ERP contribuye de manera efectiva en nuestra empresa como ese hilo invisible capaz de mantenernos unidos, eficientes y enfocados en nuestra misión corporativa.
- Monica Maretti, CFO
Mareco Luce
Cierres Intra-Anuales
Este módulo permite procesar información a partir del libro mayor sin interferir con éste. Facilita análisis ilimitados que pueden respaldar tanto el posterior procesamiento de los períodos bajo análisis mediante la integración de datos productivos (mediciones físicas) y otros registros de gestión, como también análisis contables simples de saldos o reclasificaciones de los períodos.
Los cierres intra-anuales permiten el procesamiento de asientos específicos de ajuste y regularización (no contables) relacionados con el período en cuestión. Entre estos asientos se incluyen la causación, diferidos, depreciaciones, facturas pendientes, saldos de inventario y otros asientos que pueden ser definidos libremente (como provisiones para cuentas incobrables o fondos de riesgo).
Procesamiento de Cierres Intra-Anuales
- Capacidad de procesamiento diferenciando entre divisiones del negocio y áreas de análisis (presupuesto, reales, etc.), para soportar diferentes escenarios de análisis.
- Recuperación independiente de movimientos económicos y patrimoniales.
- Opción para el procesamiento simultáneo de asientos de ajuste e integración.
Consolidación
Un procedimiento útil para procesar los cierres de diferentes empresas dentro de la base de datos, con el fin de neutralizar los componentes económicos intra-grupo (costos – ingresos) y patrimoniales (créditos – deudas) al consolidar los costos e ingresos globales. Permite obtener un balance consolidado del grupo empresarial.
Contabilización de Inventarios
El procedimiento recupera los datos del almacén y permite la valoración de inventarios utilizando diferentes criterios, incluyendo el respectivo asiento no contable dentro del cierre seleccionado.
Reanudación de la Depreciación de Activos
El procedimiento lee las fichas de activos fijos y calcula la depreciación de manera similar al módulo administrativo. Sin embargo, realiza un asiento no contable asociado al cierre seleccionado y considera en el cálculo el período que se está cerrando.
Asientos de Ajuste/Integración
- Permite la ejecución separada de asientos de ajuste e integración (causaciones y diferidos) en un momento posterior a la creación del cierre.
- El cálculo y los asientos son de naturaleza no contable, para evitar influir en el libro mayor.
- La lógica utilizada toma en cuenta el período del cierre, comparándolo con el rango de fechas de relevancia económica para el costo o ingreso configurado en cada asiento contable.
Asientos por Cost Drivers
Permite utilizar la lógica definida en los cost drivers/impulsores de costo para la creación de asientos de transferencia en la contabilidad analítica relacionados con el cierre seleccionado.
Valorización de Compras y Ventas
Durante el período de referencia bajo cierre, el sistema busca remisiones (notas de entrega) y facturas que aún no hayan sido registradas en el libro mayor, reconstruyendo sus valores para el cierre. Esto equivale a un tipo de facturas pendientes (no contables).
Impresión del Balance Intra-Anual
Permite obtener de forma práctica y rápida una impresión directa del cierre para generar el balance del período bajo cierre, sin necesidad de reclasificaciones adicionales.
Reclasificación de Balance General
Las funcionalidades de este módulo permiten procesar cierres intra-anuales reclasificando los saldos contables o los movimientos de los centros de negocio mediante modelos de reclasificación libremente definibles por el usuario. Sin embargo, también existen modelos predefinidos disponibles para uso inmediato. El modelo de reclasificación permite cualquier representación, sin límites en el número de niveles y subniveles, gestionando sumas y otras operaciones matemáticas para calcular ratios e índices útiles. Es posible comparar diferentes reclasificaciones y resaltar las variaciones porcentuales.
Modelos de Reclasificación
Puedes crear un modelo completamente personalizado o modificar uno de los modelos predefinidos. En el modelo, todo es editable y configurable, desde la estructura de la reclasificación (que puede tener un número ilimitado de subniveles), hasta las fórmulas de cálculo de sumas o ratios, pasando por el mapeo con el plan de cuentas del libro mayor. Esta última conexión, en particular, permite reasignar cualquier cuenta contable y centro de negocio dentro del esquema, sin importar la estructura original del plan de cuentas, pudiendo mantener juntos o separar los apartados de débito y crédito para ubicarlos en diferentes partes del esquema si así se requiere.
Procesamiento de Reclasificaciones
Una vez que hayas definido tu modelo de reclasificación, el procesamiento será muy rápido con solo unos simples pasos: indicas al sistema qué cierre deseas procesar, según qué modelo de reclasificación, ¡y listo!
Comparación de Reclasificaciones
Puedes comparar un número ilimitado de reclasificaciones, resaltando las variaciones porcentuales de cada partida o ítem del modelo, tanto en relación con diferentes elaboraciones como en porcentaje sobre el total de partidas de cada elaboración.
Impresión de Reclasificaciones
Funcionalidad útil para obtener copias impresas de las elaboraciones.
Presupuestación
Este módulo, dentro del área de Control de Gestión, permite crear un presupuesto contable que puede ser comparado con los análisis reales obtenidos de los cierres intra-anuales y otros procesos de contabilidad analítica, como los cost drivers/impulsores de costo, lo que facilita el análisis de las variaciones entre presupuesto y real.
Asientos Presupuestales No Contables
Las funciones disponibles permiten agregar libremente asientos presupuestales vinculados a cuentas contables, centros de negocio y proyectos.
Costo de Producto
Esta es una herramienta fundamental en el Control de Gestión para monitorear los márgenes de la empresa. Permite valorar el costo con base en diferentes versiones de la lista de materiales (BOM), utilizando el costo último, promedio, estándar o por áreas de gestión. Los datos se almacenan con la fecha de procesamiento, lo que permite analizar una serie histórica de la evolución de los costos. El módulo también permite actualizar en la ficha del producto el costo último, el costo estándar o el estándar del año siguiente.
Cálculo de Costos
Este proceso calcula el costo simulado del producto para los ítems seleccionados.
Recalculo de Costos
Este proceso actualiza los costos último y promedio de los ítems seleccionados.
Valorización de Ensambles
Este reporte muestra el desglose detallado de costos de los ensambles, desglosando la lista de materiales (BOM) del producto en sus componentes individuales.
Pronóstico de Ventas
Esta es una de las herramientas fundamentales para la planeación y el control de la actividad comercial de la empresa. Ayuda a determinar qué se venderá en un periodo determinado. Se gestionan tanto pronósticos en valor como en volumen, ya sea para ítems individuales o familias de productos. Es posible analizar diferentes simulaciones de pronóstico a través de versiones, y su consolidación sirve de base para la generación de Pedidos.
Obtención de Datos de Ventas
Este proceso genera automáticamente pronósticos de ventas y patrones estacionales a partir de los datos históricos de documentos del área comercial: pedidos de clientes, remisiones (notas de entrega) y facturas de venta.
Familias de Productos
Puedes definir pronósticos para grupos de productos homogéneos. Los pronósticos para cada producto individual, perteneciente a una familia específica, se determinan según el porcentaje de importancia asignado a cada componente.
Consolidación
Esta actividad es necesaria para que los pronósticos sean considerados como insumo en la generación de órdenes de compra.
Contabilidad de Gestión
Este módulo es el núcleo del área de Control de Gestión y contiene funciones de procesamiento analítico por períodos que pueden calcular automáticamente todas las asignaciones de costos necesarias, distribuciones entre centros de negocio (por ejemplo, de auxiliares a productivos, etc.) y costeo de proyectos. También captura los movimientos físicos desde producción o inventario (por ejemplo, horas de trabajo, cantidades de materias primas utilizadas, etc.) y determina las tarifas de valoración para las cantidades físicas con base en parámetros y configuraciones predefinidos.
Asientos de Contabilidad de Gestión
- Los asientos extra-contables permiten el ingreso manual de movimientos.
- Los registros de movimientos físicos permiten la entrada manual de movimientos cuantificables, como horas de trabajo o cantidades de materias primas.
- Las tarifas estándar para los centros de negocio permiten intervenir directamente en la valoración de las cantidades físicas (por ejemplo, valor/hora o valor/pieza).
Procesamiento por Período
Esta funcionalidad es una de las más importantes y permite automatizar la gestión de movimientos físicos (por ejemplo, horas de trabajo o piezas de materia prima utilizadas) mediante el cálculo de tarifas de valoración, el cálculo de depreciaciones específicas para control de gestión (aplicando lógicas propias, no condicionadas por normativas fiscales, como porcentajes perpetuos o reales), el cálculo de asignaciones mediante cost drivers/impulsores de costo, y la elaboración de reportes de costos de proyectos.
Captura de Datos desde Producción
Permite interceptar los movimientos registrados en el área de producción para declarar horas de trabajo, tiempos de máquina (según ciclo o fase real o estándar), costos de operaciones internas o externas (a costo promedio, último o estándar) e incluirlos en el procesamiento de la contabilidad de gestión y en los reportes de costos de proyectos.
Captura de Datos desde Facturas de Venta
Permite procesar la información de agentes comisionistas y descuentos aplicados en el ciclo de ventas.
Actualización de Tarifas de Centros de Negocio
Utilidad para recalcular las tarifas (por ejemplo, valor/hora o valor/pieza) utilizadas en la valoración de cantidades físicas (como horas de trabajo o piezas de materia prima).
Consolidación Maestra
Una utilidad muy útil para generar reportes consolidados de datos de control dentro de una empresa matriz registrada en la base de datos, recuperando información de empresas filiales presentes en la misma base.
Reportes de Contabilidad de Gestión
- Estado de Contabilidad de Gestión: Relativo a los movimientos registrados en la contabilidad de gestión.
- Control de Depreciaciones: Relacionado con los cálculos específicos de depreciaciones en el módulo de control (sin estar sujetos a normatividad fiscal).
- Reporte Consolidado de Proyectos: Resultados de órdenes/proyectos.
Visualización y Archivo
- Archivo (Histórico):
- Flujos de movimientos físicos desde producción.
- Depreciaciones específicas para control.
- Asientos en el diario de contabilidad de gestión.
- Índices para la determinación de tarifas.
- Visualización:
- Cuentas no usadas en control: Sirve para conciliar el libro mayor general y el control de gestión; por ejemplo, la depreciación contable es sustituida por la lógica específica del módulo de control, pero siempre es posible verificar la conciliación.
- Valores de Control: Panel de conciliación de valores entre el libro mayor, las asignaciones realizadas por los cost drivers y los ajustes necesarios para reconciliar valores sujetos a lógicas diferentes.
- Histórico de Proyectos:
- Formulario de archivo para consultar y almacenar datos relacionados con órdenes/proyectos, así como datos sobre movimientos físicos, asientos de contabilidad de gestión y reportes consolidados de avance de proyectos.
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