Perchè è importante che il software di Gestione Documentale sia integrato nel gestionale?
Fluentis ERP dispone di una gestione documentale integrata con tutte le altre procedure. Il Documentale integrato con i processi aziendali rappresenta sempre più un “repository” di informazioni eterogenee e strategiche per la gestione dei processi aziendali.
Il fenomeno della Digital Transformation impone una sempre più accurata gestione dei documenti digitali, siano essi attivi o passivi. La necessità di poter catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento attraverso le opportune chiavi di ricerca rappresenta la classica esigenza di ogni utente gestionale.
Il grande valore aggiunto definito dal Documentale di Fluentis è caratterizzato dalla possibilità di individuare qualsiasi documento digitale, non solo per le classiche chiavi di ricerca basate sui TAG assegnati all’atto dell’inserimento del documento nella base dati, bensì grazie all’associazione del documento stesso con il “business document” associato. È infatti possibile estendere la ricerca nell’archivio dei documenti del DMS di Fluentis tramite l’associazione indiretta dell’oggetto di Business agganciato: questo permette all’operatore due vantaggi contemporanei, il primo consiste nel fatto che non è necessario “taggare” alcun documento in fase di inserimento nel database del documentale, il secondo che la ricerca dello stesso avviene per associazione implicita ed indiretta.
La Gestione Documentale di Fluentis è caratterizzata dalle classiche impostazioni per tipologia di documento, per categoria, per tipo file, per cartella ed è possibile stabilire i criteri di sicurezza ed accessibilità relativi ad ogni documento o categoria di documento in funzione dell’utente o del ruolo ad esso associato.
Il documentale di Fluentis ERP è ricco di funzionalità, in particolare spicca la lettura tramite BCR (Bar Code Recognition), ovvero la possibilità di riconoscere un documento in funzione del suo barcode associato in fase di inserimento nel “repository”.
Il “repository” del documentale può essere interno alla base dati del gestionale, piuttosto che essere configurato in directory separata o parametrizzato in una base dati alternativa a quella dei dati gestionali.
