Gestione
Documentale

La Gestione Documentale per snellire i processi aziendali interni


Fluentis ERP dispone di una Gestione Documentale integrata con tutte le altre procedure, per catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento in un click.
Con un software di gestione documentale o DMS (Document Management System) puoi gestire il flusso documentale della tua azienda, raggruppando ed archiviando elettronicamente i possibili documenti inviati e/o consegnati ai propri clienti o potenziali contatti. Quest’area è direttamente collegata alla gestione delle attività esercitate sui contatti.

PUNTI DI FORZA

  • Integra le funzionalità di base dell’archiviazione documentale con Procedure di Bar Code Recognition e OCR – Riconoscimento ottico
  • Gestisce tutti i documenti sia attivi che passivi prodotti dall’ERP
  • È possibile associare documenti digitali a qualsiasi oggetto del gestionale
  • Ogni documento può essere modificato in qualsiasi momento e mappato all’interno del software gestionale
  • Ridurre i volumi di carta stampata di conseguenza gli spazi di archiviazione
  • Documenti sempre disponibili in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet

Cosa puoi fare con la Gestione Documentale di Fluentis ERP?

BRC

La procedura di lettura dei documenti tramite bar Code Recognition permette di identificare il documento sulla base di un etichetta bar code associata all’immagine del documento stesso..

ASSOCIAZIONE AL
“BUSINESS DOCUMENT”

L’associazione al Business documento di Fluentis, permette all’operatore una rapida identificazione di tutti i documenti agganciati all’entità gestionale come ad esempio possono essere: le fattura, i ddt, i contratti, le anagrafiche dei clienti o degli articoli; ovvero a tutte quelle entità gestionali interessate e configurate nel Document Management System di Fluentis. Ricercare nel DMS per tali entità risulta molto più facile e naturale per  l’operatore, evitando di dover inserire i classici TAGS all’atto dell’inserimento del documento al fine di essere ricercato tramite gli stessi.

DRAG & DROP

La gestione documentale di Fluenti  implementa il “Drag” del documento dalla scrivania di “Windows” ed il “Drop” dello stesso all’interno del documento gestionale interessato. Ad esempio qualora l’utente desideri agganciare la conferma d’ordine del cliente (rappresentata da un file PDF), direttamente all’ordine cliente aperto nel gestionale, è sufficiente fare il “Drag” del PDF ed il “Drop” dello stesso nella “form” dell’ordine aperta in quel momento in Fluentis. Questo tipo di attività incrementa notevolmente il livello di “user experience” dell’operatore.

EDITOR DI EXCEL
E DI MS-WORD

Possibilità di Aprire in lettura/scrittura i documenti di Word ed Excel.

FILE SYSTEM
VOLUME DATA RETENTION

Possibilità di gestire i documenti su File system separato dal Database del gestionale.

INTEGRAZIONE
CON ARXIVAR

Permette l’interscambio dei documenti con ARXivar

CATEGORIZZAZIONE
DEI DOCUMENTI

Ogni documento può essere associato ad un tipo di categoria e ad un eventuale progetto esistente, al fine di poter raggruppare facilmente i documenti e poterli quindi successivamente visualizzare in semplicità.

Perchè è importante che il software di Gestione Documentale sia integrato nel gestionale?

Fluentis ERP dispone di una gestione documentale integrata con tutte le altre procedure. Il Documentale integrato con i processi aziendali rappresenta sempre più un “repository” di informazioni eterogenee e strategiche per la gestione dei processi aziendali.

Il fenomeno della Digital Transformation impone una sempre più accurata gestione dei documenti digitali, siano essi attivi o passivi. La necessità di poter catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento attraverso le opportune chiavi di ricerca rappresenta la classica esigenza di ogni utente gestionale.

Il grande valore aggiunto definito dal Documentale di Fluentis è caratterizzato dalla possibilità di individuare qualsiasi documento digitale, non solo per le classiche chiavi di ricerca basate sui TAG assegnati all’atto dell’inserimento del documento nella base dati, bensì grazie all’associazione del documento stesso con il “business document” associato. È infatti possibile estendere la ricerca nell’archivio dei documenti del DMS di Fluentis tramite l’associazione indiretta dell’oggetto di Business agganciato: questo permette all’operatore due vantaggi contemporanei, il primo consiste nel fatto che non è necessario “taggare” alcun documento in fase di inserimento nel database del documentale, il secondo che la ricerca dello stesso avviene per associazione implicita ed indiretta.

La Gestione Documentale di Fluentis è caratterizzata dalle classiche impostazioni per tipologia di documento, per categoria, per tipo file, per cartella ed è possibile stabilire i criteri di sicurezza ed accessibilità relativi ad ogni documento o categoria di documento in funzione dell’utente o del ruolo ad esso associato.

Il documentale di Fluentis ERP è ricco di funzionalità, in particolare spicca la lettura tramite BCR (Bar Code Recognition), ovvero la possibilità di riconoscere un documento in funzione del suo barcode associato in fase di inserimento nel “repository”.

Il “repository” del documentale può essere interno alla base dati del gestionale, piuttosto che essere configurato in directory separata o parametrizzato in una base dati alternativa a quella dei dati gestionali.

 

 

Area Documentale gestionale Fluentis

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