Sistemul de management al documentelor (Document Management System) permite gestionarea fluxului de documente al companiei, gruparea și arhivarea electronică a documentelor trimise clienților sau potențialelor contacte. Fenomenul Transformării Digitale necesită o gestionare tot mai precisă a documentelor digitale. Necesitatea de găsi documentele cu filtrele de căutare corespunzătoare este cerința clasică a fiecărui utilizator.
Fluentis include un DMS integrat cu toate celelalte proceduri pentru a cataloga, istoriciza și caută fiecare document cu un simplu click. De asemenea, oferă posibilitatea de a stabili criteriile de securitate și accesibilitate aferente fiecărui document sau categorie de documente, în funcție de utilizator sau de rolul care i-a fost atribuit.
Fluentis DMS conține multe proceduri, în special citirea cu BCR (Bar Code Recognition).
Caracteristica cea mai importantă a Fluentis DMS este posibilitatea de a identifica orice document digital. Aceasta nu doar pentru cheile de căutare clasice bazate pe tag-urile atribuite atunci când documentul este introdus în baza de date, ci È™i prin asocierea documentului cu relativul “business document”. Este posibilă extinderea căutării în arhiva documentelor prin asocierea indirectă a obiectului de business, cu două avantaje simultane: primul constă în faptul că nu este necesar să se “eticheteze” niciun document în timpul inserării lui în baza de date, al doilea ca identificarea acestuia se desfășoară prin asociere implicită È™i indirectă.
DMS este direct legat de gestionarea activităților desfășurate cu privire la contacte. El reprezentă tot mai mult un “repository” de informaÈ›ii eterogene È™i strategice pentru managementul proceselor de business.
Module aplicative/proceduri Fluentis DMS:
Procedură de citire a documentelor prin Bar Code Recognition permite identificarea documentului pe baza unei etichete bar code asociată cu imaginea documentului însuși.
-
- ASOCIERE LA “BUSINESS DOCUMENT“
Permite operatorului o identificare rapidă a tuturor documentelor atribuite, cum ar fi: facturi, avize, contracte, registre client sau articol, sau toate acele entități de gestiune implicate și configurate în Fluentis DMS. Căutarea în sistemul de management documente a acestor entități este mult mai ușoară și mai rapidă, evitând introducerea tag-urilor clasice la inserarea documentului.
Fluentis DMS permite operaÈ›ia de “Drag&Drop” a documentului sursă în documentul de destinaÈ›ie. De exemplu, dacă utilizatorul doreÈ™te să conecteze confirmarea comenzii clientului (un PDF) direct la ordinul clientului deschis în aplicaÈ›ie, este suficient să facă “Drag&Drop” în form-ul ordinului deschis în Fluentis. Acest tip de activitate îmbunătățeÈ™te mult operativitatea utilizatorului È™i interacÈ›iunea cu aplicaÈ›ia.
-
- EDITOR ÎN EXCEL ȘI ÎN WORD
Posibilitatea de a deschide documente Word și Excel în modul de citire și scriere.
-
- CLASIFICAREA DOCUMENTELOR
Fiecare document poate fi asociat la un tip de categorie și la orice proiect existent, pentru a putea grupa cu ușurință documentele și apoi pentru a le putea vizualiza rapid.
Permite schimbul documentelor cu ARXivar.
-
- FILE SYSTEM VOLUME DATA RETENTION
Posibilitatea de a gestiona documente pe un File system separat de baza de date a aplicației.
Puncte forte Fluentis DMS
- Integrează funcÈ›ionalitățile de bază a arhivării documentelor cu procedurile de Bar Code Recognition È™i OCR – RecunoaÈ™tere optică;Â
- Gestionează toate documentele active si pasive produse direct din platforma ERP;
- Este posibilă asocierea documentelor digitale cu orice obiect al aplicației;
- Fiecare document poate fi editat în orice moment și macat în Fluentis ERP;
- Permite reducerea volumului de hârtie tipărită și, în consecință, spațiile de depozitare;
- Documente disponibile întotdeauna oriunde, printr-o simplă conexiune la Internet.
