Ghid în 3 pași pentru a configura optim procesul de Software Selection

Achiziționarea unei noi soluții ERP, în special pentru o companie din sectorul productiv, este una dintre cele mai delicate decizii de abordat.
Procesul de software selection poate dura luni și va implica mai multe resurse din cadrul companiei. Este o alegere care necesită o investiție financiară majoră și, odată ce decizia va fi luată, compania va trebui să o utilizeze cel puțin pentru următorii 5-10 ani.

Acesta este motivul pentru care factorii de decizie preferă să decidă după ce s-au informat foarte bine, pentru a nu risca o alegere rapidă, care i-ar putea costa foarte mult.

Oferim câteva sfaturi pentru a te ajuta în procesul de software selection cât mai sigur posibil.

Dacă ești persoana însărcinată cu coordonarea procesului de software selection, îți sugerăm să parcurgi cei 3 pași, pentru a te concentra pe punctele cheie ale procesului de Software Selection și pentru a asigura companiei tale un go-live de succes.

1. Stabilește obiectivele și rezultatele dorite

Ca pentru orice altă decizie strategică importantă, este necesar, în primul rând, să clarifici care sunt obiectivele care trebuie atinse, înainte de a analiza detaliile. Nu este un obiectiv valabil să spunem „Trebuie să ne schimbăm vechiul ERP, deoarece toată lumea din companie este s-a săturat de el”. În schimb, este necesar să se identifice avantajele pe care compania își propune să le obțină cu o nouă platformă, pe termen scurt și lung, pentru acum și pentru următorii 10 ani.

De asemenea, asigură-te că:

• Ai identificat punctele slabe ale software-ului curent, pentru a opta pentru un nou sistem care nu este construit cu aceeași logică.
• Ai enumerat obiectivele pe care intenționezi să le atingi, astfel încât să menții focusul pe creștere și profitabilitate, fără a fi prea distras de caracteristici noi și interesante, care nu pot fi foarte utile obiectivelor tale.
• Ai creat o listă cu cerințele specifice ale diverselor departamente din companie, astfel încât să fie garantat un nivel ridicat de implicare și adoptare a viitorului sistem de către întreaga echipă
• Ai cerut resursele implicate în procesul de luare a deciziilor să semneze lista creată.

2. Dezvoltă un Business Case

În această etapă, va trebui să prezinți argumentele financiare referitoare la noul ERP.
Pentru a fi sigur că obții consensul managerilor pentru proiect, trebuie să:

• Soliciți administrației limita maximă a cheltuielilor, sau cel puțin un interval bine definit, pentru a avea un buget clar.
• Decizi ce metode vor fi utilizate pentru a evalua ROI și succesul general al alegerii.
• Trimiți acest prospect conducerii pentru a obține aprobarea ei.

3. Amintește-ți regula de 5 W (Who, What, Where, When, Why)

După obținerea aprobării conducerii, este timpul să întâlnești echipa de proiect. Văzând că ai colectat cererile solicitate de la fiecare departament care va utiliza platforma, asigură-te că există un reprezentant din fiecare departament în cadrul echipei de proiect.

Această fază a proiectului este utilă pentru:

• Stabilirea unui timeline și a unui program
• Pregătirea schimbărilor viitoare și formarea utilizatorilor finali
• Stabilirea modul de cuantificare a succesului noii implementări
• Definirea parametrilor proiectului, astfel încât să poți contacta furnizorii ERP cu cerințe clare

Sperăm că aceste sugestii te vor ajuta și îți vor clarifica dubiile pentru a comunica eficient și pentru a obține cel mai bun rezultat pentru compania ta.

Sursă: it.toolbox.com