Cerințele expuse de conducerea Alpex tehnicienilor Fluentis, necesare pentru implementarea noului ERP Fluentis, au vizat necesitatea absolută de a dota compania cu un instrument avansat, care poate susține ritmul de creștere și dezvoltare al afacerilor, în special în ceea ce privește piața "reglementată" pe care compania se confruntă cu planurile de dezvoltare și creștere ale afacerii sale.

În momentul adoptării Fluentis în companie nu exista un sistem informatic capabil să gestioneze și să monitorizeze fluxurile și informațiile strategice. Toate informațiile (Standard Operating Procedure) erau gestionate cu documente pe suport de hârtie, în mod manual.

Într-un context de afaceri în creștere și de administrare tot mai complexă, prima provocare majoră care trebuia abordată a fostimplementarea procedurilor capabile să garanteze acoperirea funcțională a proceselor critice (Supply Chain Production și Dispensing), în măsură să garanteze conformitatea și respectarea protocoalelor GMP prevăzute, precum și să garanteze conformitatea proceselor în timpul inspecțiilor efectuate de autorități.
În plus, compania dorea să înceapă “validarea” proceselor asigurând în același mod o validare a întregului sistem informatic al companiei.

Alpex Pharma a ales software-ul ERP Fluentis deoarece respectă deja criteriile reglementative de validare și poate garanta un model de implementare (SOP) în conformitate cu reglementările și protocoalele necesare respectării criteriilor GMP.
Compania nu avea nici un sistem ERP, cu excepția software-ului financiar-contabil, care nu avea nici o legătură cu procesele operaționale.

Gestionarea carantinelor, conformitatea loturilor,organizarea edițiilor, gestionarea “Audit Trail” și configurarea accesului la formuri cu protecție la inserarea și modificarea datelor sunt principalele "requirements" pe care un software ERP trebuie să le aibă pentru sectorul Pharma.

Creșterea impresionantă a afacerilor și modelul de business adoptat cereau includerea unui instrument adecvat acoperirii cerințelor sectorului, dar care putea sprijini nevoile organizaționale în creștere (nou depozit de materii prime și produse finite separate) pentru gestionarea corectă și adecvată a proceselor în amonte și în aval al lanțului de aprovizionare productiv.
Alpex a delegat aplicației Fluentis ERP automatizarea proceselor de gestionare și aprovizionare cu materiale, conformitatea încărcării loturilor în gestiunea de materii prime și manipularea lor, cât și gestionarea la timp a distribuției productive.

Experiența acumulată de Fluentis în sectorul Pharma a oferit personalului Alpex și întregii organizații o gestionare corectă și în timp util a datelor de tranzit (gestiune loturi tipică) combinată cuintegrarea verticală cu procesele de pregătire a procedurilor de picking și de expediție.

• Siguranța liniei de producție a unui articol care de la materiile prime până la lansarea pe piață
• Gestionarea stărilor lotului (carantină, conform, inspecție, autorizat, expirat...), cu trasabilitate totală
• Gestionarea în condiții de siguranță a listării etichetelor medicamentelor, cu aplicarea siglei pe fiecare etichetă
• Calcularea excipienților
• Calcularea materialelor amestecurilor
• Gestionarea procentelor titlurilor în articolele rețetelor
• Gestionarea rețetelor și modificărilor lor

În plus, tehnologia Fluentis pusă la dispoziția personalului tehnic intern (responsabili IT) a permis exploatarea echipamentelor tehnice și a utilităților pentru implementarea autonomă a instrumentelor de control, cum ar fi dashboard-urile, capabile să monitorizeze procesele critice în timp real cu un nivel de independență și autonomie, până de curând, imposibil de realizat din cauza absenței totale a instrumentelor și sistemelor de asistență.
Analizele și rapoartele sunt deci disponibile și pot fi implementate independent de către responsabilul IT, Andrea Pigatto.

Pe lângă capacitățile Multi-limbă și multifiscalitate, sistemul ERP Fluentis a fost ales pentru a gestiona și procedurile și procesele de planificare a producției și pentru a valorifica potențialul ariei de controlling pentru a realiza integrarea totală a proceselor firmei.