Ponzi Srl

GESTIONE PROGETTI

Tutto il processo aziendale in Ponzi si basa sulla gestione dei progetti e degli asset, i prodotti installati presso il cliente; ogni contratto con il cliente viene definito in Fluentis attraverso un progetto, sia esso di vendita di un nuovo prodotto che di manutenzione di un prodotto installato. L’obiettivo è quello di gestire il progetto ed ovviamente di ottenere le informazioni necessarie per la verifica dei costi sostenuti dall’azienda per la vendita o durante un contratto di manutenzione.
Il progetto in Ponzi è il documento fulcro di tutto il processo aziendale, questo deve essere seguito da un “capo commessa” che è il referente unico del progetto all’interno dell’azienda ed è colui che definisce chi gestisce le varie attività e in quanto tempo, le relazioni con il cliente vengono mantenute dal “referente commerciale” e lo sviluppo tecnico del prodotto è gestito dal “responsabile tecnico”; la definizione di queste figure è stata implementata sul modulo progetti di Fluentis.
Il ciclo di vita del documento progetto è inoltre stato definito attraverso un workflow che permette di definire lo stato di avanzamento del progetto ma anche di comunicare i vari responsabili e operatori definiti circa il termine di una attività e la necessità da parte degli addetti ai lavori di prendere in carico la gestione dell’attività successiva attraverso mail o “attività” Fluentis.
Un progetto di vendita viene gestito in azienda in tempi medio/lunghi attraverso lo sviluppo di uno o molti ordini cliente; in ogni ordine cliente ha chiaramente la propria definizione commerciale ma la propria messa in produzione richiede attività e verifiche da parte di tutti gli attori commerciali e tecnici interessati dal capo commessa.

GESTIONE DELLA FASE DI CONTRATTAZIONE

La fase di contrattazione con il contatto viene definita attraverso la gestione di preventivi di vendita; la particolare tipologia di prodotto proposto richiede una specifica customizzazione in base alle esigenze di cantiere del cliente, la fase di offerta si sviluppa quindi in Ponzi con l’analisi del prodotto da parte dell’ufficio tecnico, che porta alla definizione di elaborati grafici di articoli spesso mai prodotti, anche se nasceranno sulla base di tipologie di prodotto standard.
In Fluentis il modulo delle offerte è stato personalizzato permettendo inoltre la gestione delle misure, il colore, il tipo di vetro e l’abaco di cantiere sulle righe documento, permettendo di definire in tutti i suoi aspetti quanto proposto al cliente e grazie all’utilizzo della gestione documentale è stato possibile ottenere dei moduli di offerta molto dettagliati con tanto di immagini ed eventuali disegni tecnici allegati.

GESTIONE DEL FLUSSO COMMERCIALE

Il flusso commerciale procede in maniera naturale con la generazione dell’ordine cliente dall’offerta. L’esigenza di gestione del progetto e la richiesta della Ponzi di guidare gli operatori anche dalle sedi distaccate attraverso una procedura guidata per l’inserimento completo delle informazioni ritenute necessarie in azienda, è stata coperta in Fluentis completando lo standard di conversione del preventivo in ordine con controlli aggiuntivi sulle informazioni del contatto, la conversione automatica del contatto CRM in cliente e la contestuale creazione del progetto di vendita.

CONFIGURATORE DI PRODOTTO

Tra le attività dell’ufficio tecnico congiunta con l’ufficio produzione c’è anche lo sviluppo del prodotto attraverso il configuratore di prodotto F3000 di EmmeGiSoft; attraverso questo software viene elaborata la distinta base per l’articolo specifico, dati necessari al riordino dei materiali dai fornitori o dalla produzione.
In Fluentis è stata sviluppata l’interfaccia con F3000 che permette di importare sul ERP la distinta base dei prodotti e l’elenco dei profili, ottimizzato attraverso un ottimizzatore di taglio, necessario per la produzione.

GESTIONE DELLA PRODUZIONE

Se la parte di pianificazione della produzione e del riordino del materiale vengono fatte attraverso le procedure standard previste da Fluentis, schedulazione generale e disponibilità prodotto, per quanto riguarda l’avanzamento della produzione sono stati sviluppati dei “cruscotti” installati su pc nei vari centri di lavoro.
In produzione l’installazione di un nuovo centro di lavoro avvenuta durante il periodo di avviamento del progetto Fluentis ha richiesto l’interfacciamento con questo prodotto, modello Satellite XLE di EmmeGi per accedere ai benefici previsti in ottica Industria 4.0. La produzione definita in Fluentis viene inviata alla macchina utensile tramite il software WorkShop e tutti gli stati di avanzamento delle lavorazioni vengono importate in Fluentis tramite il modulo BizLink per effettuare gli avanzamenti di produzione; questa metodologia di lavoro è stata poi allargata alle altre macchine EmmeGi presenti in azienda.

GESTIONE DELLA LOGISTICA

Per quanto riguarda la gestione della logistica di magazzino è stato implementato il modulo con una gestione completa multi-magazzino e tramite ubicazioni per la verifica della giacenza sia dei magazzini della sede centrale sia per quanto riguarda le sedi decentralizzate di Roma, Milano e Pescara.
Sono inoltre stati interfacciati due magazzini automatici “Modula” per la gestione di:

• Scarico materiale per l’evasione dei picking materiale per la produzione
• Generazione inventari automatici per l’allineamento tra giacenza logica in Modula e giacenza logica sul corrispettivo magazzino Fluentis

E’ stato inoltre implementato il modulo di gestione dei serial numbers per i prodotti finiti e per gli articoli di tipo “automatismi di apertura”; questi vengono generati in automatico al momento della chiusura della produzione e in automatico vengono associati agli EAM generati a fronte dell’ordine cliente e installati presso il cliente.

MODULI PERSONALIZZATI

Il modulo di gestione degli ordini a fornitore, per quanto esso possa essere lasciato standard, ha comunque richiesto l’implementazione per l’invio dei documenti in formato XML tramite il portale del fornitore Metra spa; quest’ultimo infatti richiede ai propri clienti di inviare gli ordini non più in formato cartaceo ma solo tramite il proprio portale.
La fase di posa dei prodotti sul cantiere richiede alla Ponzi la gestione di una serie di documenti obbligatori per il proprio lavoro è che sono stati sviluppati con moduli personalizzati in Fluentis:

• Certificazioni prodotto
• P.O.S. (Piano operativo di sicurezza)

Il prodotto è soggetto infatti a certificazioni specifiche del settore che devono essere consegnate al cliente all’atto della posa e collaudo finale del cliente.
Il P.O.S. invece ha la particolarità di definire le metodologie della attività di posa sul cantiere, la tipologia di strumenti che verranno utilizzati nonché i dati completi di tutti gli operatori e delle eventuali aziende esterne cui Ponzi si può appoggiare.
Tra queste informazioni ci sono una serie di documenti, come per esempio il DURC, che devono essere forniti con il P.O.S.; per la gestione di questi documenti si è utilizzato il modulo della gestione documentale di Fluentis che attraverso Supervisor si sono attivati una serie di “alert” per la verifica circa la mancanza di documenti o la scadenza del documento specifico.
Il P.O.S. viene quindi generato in maniera automatica dalla procedura sviluppata in Fluentis generando una documentazione unica e mettendo a disposizione al responsabile della sicurezza quanto necessario per inviare le proprie squadre di posa sul cantiere.

GESTIONE DEL POST-VENDITA

La gestione del post-vendita per la Ponzi assomiglia alla gestione di una piccola società a sè stante; usufruisce dei dati degli EAM e dei clienti generati dai progetti di vendita ma ha esigenze completamente diverse dalla produzione infissi e porte automatiche.
Per migliorare la leggibilità delle informazioni e renderle visibili in maschere uniche e semplificate sono state inoltre implementate in Fluentis form ad hoc quali:

Piano di produzione

• Maschera utilizzata per analizzare sia dati di produzione sia dati commerciali delle commesse di produzione
• Utilizzata dall’ufficio produzione per: verificare le informazioni di avanzamento di produzione provenienti dal centri di lavoro, verificare o inserire note specifiche sul progetto o ordine cliente e spostare la pianificazione degli ordini di produzione

Portafoglio ordini

• Maschera utilizzata per analizzare i dati degli ordini cliente con vista sui dati di avanzamento di produzione
• Utilizzata dall’ufficio commerciale per l’analisi dell’avanzamento dei vari ordini cliente e la verifica dello stato di produzione

Analisi EAM

• Maschera di verifica e navigazione documenti di gestione degli EAM
• Utilizzata dall’ufficio post vendita per verificare le tipologie di intervento effettuate su un Asset, verificare i servizi e i componenti sostituiti

Riepilogo progetti

• Maschera di analisi del progetto
• Utilizzata da tutti gli uffici in quanto mette a disposizione per i vari progetti i tab per la verifica di dettaglio di tutte le tipologie di documento con la possibilità di apertura di questi: ordini cliente, DDT di vendita, fatture, ordini a fornitore, riepilogo dei cambi di stato dei vari documenti associati al progetto, commesse di produzione, avanzamenti di produzione, richieste di intervento, interventi pianificati, interventi, riepilogo costi per personale e materiali