Zašto je važna integracija DMS-a?
Integracija dokumentacije s poslovnim procesima repozitorij je raznovrstnih strateških podataka za upravljanje poslovnim procesima.
Fenomen digitalne transformacije zahtijeva sve preciznije upravljanje digitalnim dokumentima, bilo da su aktivni ili pasivni. Potreba da budete u mogućnosti katalogizirati, arhivirati i pretraživati svaki dokument pomoću odgovarajućih ključnih riječi postala je nužnost svakog poslovanja.
Pretraživanje dokumenata olakšano je činjenicom da se pronalazak može izvršiti ne samo unosom ključnih riječi već i preko indirektne povezanosti dokumenta sa poslovnom dokumentacijom.
Područje upravljanja dokumentima karakteriziraju klasične postavke prema vrsti dokumenta, kategoriji, vrsti datoteke, mapi i moguće je uspostaviti kriterije sigurnosti i pristupačnosti za svaki dokument ili kategoriju dokumenta ovisno o korisniku.
DMS uključuje puno značajki među kojima je i BCR (prepoznavanje bar koda) ili mogućnošt prepoznavanja dokumenta na temelju pripadajućeg koda prilikom ulaska u repozitorij.
Repozitorij dokumenata može se nalaziti unutar baze podataka sustava što je prednost u odnosu na spremanje dokumenata u alternativnoj bazi podataka.
