Područje dokumenata
(DMS) Document
Management System

Kako područje dokumenta može pojednostaviti dio internih poslovnih procesa


Pomoću Fluentis ERP-a možete upravljati cijelim tijekom dokumenata vaše tvrtke, elektronskim grupiranjem i arhiviranjem mogućih dokumenata koji su poslani i / ili dostavljeni kupcima ili potencijalnim kontaktima. Ovo je područje izravno povezano s upravljanjem aktivnostima u okviru kontakata.

PREDNOSTI

  • Integrira osnovne funkcionalnosti u arhiviranje dokumenata s postupkom prepoznavanja bar koda i OCR procedura
  • Upravlja svim aktivnim i pasivnim dokumentima koje je proizveo ERP
  • Digitalni dokumenti mogu se povezati s bilo kojim objektom upravljanja
  • Svaki se dokument može u bilo kojem trenutku izmijeniti i preslikati u softver za upravljanje
  • Smanjivanje količine ispisanog papira, i kao rezultat, prostora za odlaganje
  • Dokumenti su uvijek dostupni bilo gdje s jednostavnom internetskom vezom

Što možete učiniti s područjem Dokumentacije tvrtke Fluentis?

BRC

Postupak čitanja dokumenata pomoću prepoznavanja bar koda omogućava prepoznavanje dokumenta na temelju oznake crtičnog koda povezanog sa slikom samog dokumenta.

POVEZIVANJE S
POSLOVNOM DOKUMENTACIJOM

Povezivanje s dokumentom Fluentis omogućuje operateru da brzo identificira sve dokumente povezane s upravljačkim subjektom, kao što su npr: računi, dostavnice, ugovori, evidencija kupca ili predmeta; ili svim onim subjektima upravljanja koji su uključeni i konfigurirani u Fluentis sustavu za upravljanje dokumentima. Pretraživanje subjekta u DMS-u mnogo je lakše i prirodnije za operatera, izbjegavajući umetanje klasičnih etiketa i oznaka prilikom umetanja dokumenta.

DRAG & DROP

Upravljanje Fluentis dokumentima implementira “Drag” dokumenta iz sučelja "Windows" i “Drop” istog u predmetnom dokumentu upravljanja. Na primjer, ako korisnik želi povezati potvrdu kupčeve narudžbe (predstavljenu PDF datotekom) izravno s narudžbom kupca otvorenom u sustavu upravljanja, dovoljno je izvršiti “Drag” PDF-a i “Drop” iste u formu narudžbe otvorene u to vrijeme u Fluentisu. Ova vrsta aktivnosti uvelike povećava razinu korisničkog iskustva korisnika.

EXCEL I WORD
EDITOR

Mogućnost otvaranja Word i Excel dokumenata za čitanje / pisanje.

FILE SYSTEM
VOLUME DATA RETENTION

Mogućnost upravljanja dokumentima u File system-u odvojeno od baze podataka za upravljanje.

INTEGRACIJA
SA ARIXVARO-om

Omogućuje razmjenu dokumenata s ARXivaro sustavom.

KATEGORIZACIJA
DOKUMENTA

Svaki se dokument može povezati s vrstom kategorije i s eventualnim postojećim projektom kako bi se dokumenti mogli lakše grupirati i pronaći.

Zašto je važno da se dokumentacija integrira u upravljanje?

Fluentis ERP ima upravljanje dokumentima koje je integrirano u sve ostale procedure. Dokumentacija integrirana s poslovnim procesima sve više postaje repozitorij raznovrstnih strateških podataka za upravljanje poslovnim procesima.

Fenomen digitalne transformacije zahtijeva sve preciznije upravljanje digitalnim dokumentima, bilo da su aktivni ili pasivni. Potreba da budete u mogućnosti katalogizirati, arhivirati i pretraživati svaki dokument pomoću odgovarajućih tipki za pretraživanje predstavlja klasičan zahtjev svakog korisnika uprave.

Velika dodana vrijednost koja je definirana u dokumentu Fluentis karakterizira mogućnost identifikacije bilo kojeg digitalnog dokumenta, i to ne samo za klasične ključne riječi za pretraživanje temeljene na oznkama dodijeljenim kada se dokument ubaci u bazu podataka, već zahvaljujući povezanosti dokumenta isto s pridruženim "business document-om". Moguće je proširiti pretraživanje u arhivi dokumenata Fluentis DMS posrednim povezivanjem povezanog poslovnog objekta; ovo omogućuje operatoru dvije suvremene prednosti, prva da nije potrebno "Označiti" bilo koji dokument tijekom umetanja u bazu dokumenata, a druga da se pretraga događa posrednim i neizravnim povezivanjem.

Fluentis DMS karakteriziraju klasične postavke prema vrsti dokumenta, kategoriji, vrsti datoteke, mapi i moguće je postaviti kriterije sigurnosti i pristupačnosti za svaki dokument ili kategoriju dokumenta, ovisno o korisniku ili ulozi.

Dokumentacija Fluentis ERP-a bogata je značajkama, posebice čitanjem preko BCR-a (prepoznavanje bar koda) ili mogućnošću prepoznavanja dokumenta na temelju pripadajućeg crtičnog koda prilikom ulaska u “repository”.

Repozitorij dokumenta može biti interni u bazi podataka uprave, a ne samo parametriziran u alternativnoj bazi podataka s upravljačkim podacima, nego može biti i konfiguriran u zasebnom direktoriju.

 

 

Area Documentale gestionale Fluentis

KONTAKTIRAJTE NAS ZA VIŠE INFORMACIJA

Odgovorit ćemo na Vaš zahtjev u najkraćem mogućem roku