Upravljanje dokumentima u svrhu digitalizacije vašeg poslovanja

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Upravljanje dokumentima u svrhu digitalizacije vašeg poslovanja

gestione documentale software

Jedan od glavnih zahtjeva za bolje rješavanje digitalne transformacije je digitalizacija svih podataka koji su prisutni u jednoj tvrtki.
Sve tvrtke bez obzira u koji sektor pripadaju, objedinjene su znatnom količinom dokumenata svih vrsta.
Ovi dokumenti su neophodni i upravo oni omogućuju pravilno funkcioniranje i uspjeh tvrtke.
Što više stvaramo i oslanjamo se na dokumente, sve je važnije imati adekvatne sustave za upravljanje istim.
Važno je imati dobar softver za upravljanje dokumentima tj. sustav koji omogućava stvaranje, arhiviranje, upravljanje, zaštitu i oporavak digitalnih dokumenata.

Iako većina sustava za upravljanje dokumentima sve digitalne dokumente pohranjuje u Cloud-u, oni su puno više od same pohrane ili arhive u cloud-u. Sustav za upravljanje dokumentima je okvir koji olakšava protok informacija unutar tvrtke.
Dobar sustav za upravljanje dokumentima može vam pomoći organizirati sve datoteke i podatke na jednom mjestu, pratiti ih, ubrzati i poboljšati sami tijek rada.
Brza digitalizacija kojoj smo svjedočili posljednjih godina dovela je do eksponencijalnog rasta podataka i sadržaja tvrtke. Svakodnevno tvrtke stvaraju i upravljaju ogromnim količinama komercijalnih dokumenata, ugovora, prijedloga, prodajnih ponuda, marketinškog materijala, blogova, smjernica, priručnika za obuku itd.

Questi documenti sono spesso sparsi ovunque nei dispositivi digitali: potremmo avere file Word, file archiviati in app cloud come Dropbox, Google Drive, OneDrive, file archiviati sul desktop, allegati e-mail e così via. L’organizzazione dei file digitali è sempre stata un aspetto spesso trascurato delle aziende. Questo succede perché il disordine digitale è molto più difficile da percepire rispetto a quello creato da montagne di fogli disordinati. Per questo motivo molte aziende non sono neanche consce di avere un problema, fino a quando arriva il momento di cercare (e non trovare..) un determinato file.
E così ci si arma di pazienza e inizia la ricerca tra i messaggi delle chat, gli allegati delle email, i documenti contenuti in dischi fissi e computer.
Navigare attraverso centinaia di cartelle, cercare nella casella di posta disorganizzata e over affollata, cercare tra i file cloud personali, ecc., Tutto finisce in una sorta di mission impossible e una conseguente perdita considerevole della produttività aziendale.

Un sistema di gestione documentale svolge un ruolo essenziale, consentendo di archiviare e cercare i tuoi documenti in una posizione unica.
Avere una soluzione all-in-one ti aiuta a creare un repository centrale di contenuti esistenti e collaborare a nuovi contenuti con il tuo team.
Passare a un sistema di gestione dei documenti può aiutare a ridurre gli sprechi di carta e risparmiare costi aggiuntivi per la stampa, la conservazione, la manutenzione, l’archiviazione, ecc.
Permette inoltre una maggiore efficienza, nonché una maggiore produttività del personale.
Come poi non menzionare che ridurre lo spreco di carta è una scelta green sostenibile ed eticamente corretta, una mission sociale apprezzata e condivisa da clienti e dipendenti.

 

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