Kratki vodič za odabir poslovnog softvera

Kupnja novog ERP softvera, posebno za tvrtku iz proizvodnog sektora, jedna je od najkompleksnijih odluka s kojom se tvrtke moraju suočiti.
Proces odabira softvera može trajati mjesecima i uključivat će nekoliko resursa unutar tvrtke. To je izbor koji zahtijeva velika financijska ulaganja i nakon što odluka bude donesena. Tvrtka će morati raditi s novom platformom tijekom narednih 5-10 godina koji je očekivani životni vijek poslovnog rješenja.

To je razlog zašto osobe koje donose odluku – ne riskiraju, nego si uzmu dovoljno vremena za donošenje odluke.

Evo nekoliko savjeta kako pokušati proces izbora softvera učiniti što jednostavnijim.

Ako ste osoba zadužena za koordinaciju postupka odabira softvera, imajte na umu ta 3 koraka da biste se fokusirali na ključne točke i jamčili vašoj tvrtki uspješan napredak.

1. Uspostavite željene ciljeve i rezultate

Kao i kod svake druge važne strateške odluke, prije analize detalja, potrebno je razjasniti koje ciljeve želite postići. Nije u cilju reći “Moramo promijeniti svoj stari ERP, jer su ga se svi u kompaniji zasitili”. Umjesto toga, potrebno je izdvojiti koje su prednosti koje tvrtka želi postići novom platformom, kratkoročno i dugoročno, trenutno te u sljedećih 10 godina.

Obavezno:

• Naznačite slabe točke svog trenutnog softvera kako biste se odlučili za novi sustav koji nije izgrađen po istoj logici
• Pravovremeno navedite poslovne ciljeve koje namjeravate postići kako biste zadržali fokus na rastu i profitabilnosti, bez previše ometanja sa novim i zanimljivim značajkama, koje možda u ovom trenutku nisu korisne za vaše primarne ciljeve
• Prikupite popis sa specifičnim karakteristikama koje zahtijevaju različite službe i organizacije unutar tvrtke kako bi se zajamčila visoka stopa uključenosti i budućeg usvajanja sustava od strane cijelog tima
• Zatražite resurse koji su uključeni u postupak donošenja odluka da definiraju gornji popis funkcionalnosti

2. Razviti poslovni scenarij

U ovoj fazi morat ćete predstaviti financijske argumente koji se odnose na novi ERP.
Da biste osigurali izvršnu suglasnost za projekt, trebali bi definirati:

• Zatražiti od menadžmenta maksimalni planirani buđet za projekt ili barem dobro definirani raspon kako bi imali jasan proračun
• Odlučite koje će se metode koristiti za procjenu ROI-ja i ukupnog uspjeha inicijative
• Predstavite ovu perspektivu menadžmentu tvrtke, kako bi dobili odobrenje za nastavak

3. Sjetite se pravila od 5 W (Who, What, Where, When, Why)

Nakon dobivanja odobrenja uprave, vrijeme je za okupljanje projektnog tima. Budući da ste prikupili zahtjeve za funkcionalnošću koje zahtijeva svaki odjel koji će koristiti platformu, provjerite ima li predstavnika svih odjela unutar projektnog tima.

Ova faza projekta je korisna za:

• Postavljanje vremenske trake i raspored
• Pripreme za nadolazeću promjenu i obuku krajnjih korisnika
• Utvrditi kako mjeriti uspjeh nove provedbe
• Dobro definirati parametre projekta kako bi mogli kontaktirati dobavljače ERP-a sa jasnim zahtjevima

Nadamo se da će vam ovi prijedlozi pomoći i omogućiti vam jasno razumijevanje, dobro komuniciranje i konačno postizanje najboljeg rezultata za vašu tvrtku.

Izvor: it.toolbox.com