Coronavirus: le aziende sono pronte con un piano d’emergenza?

La situazione che stiamo vivendo in questi giorni e l’allarme provocato dal coronavirus ci ricorda che le aziende devono mettere in atto piani di intervento ed essere preparate di fronte a situazioni di epidemia su larga scala come quella che stiamo vivendo in questi giorni. Una situazione così in divenire, che potrebbe protrarsi per mesi ed espandersi ben oltre gli Stati attualmente colpiti, ha un potenziale distruttivo per la continuità delle operazioni di un’organizzazione addirittura superiore a quello derivante da un cyber attack o da un disastro naturale.

Ancor prima che l’Organizzazione Mondiale della Sanità dichiarasse un’emergenza globale per la salute pubblica il 30 gennaio 2020, le aziende avevano già iniziato a prendere provvedimenti per ridurre la propria esposizione alla minaccia virus.

Tra questi provvedimenti la messa in quarantena delle persone nelle zone rosse dell’emergenza, la limitazione dei viaggi in Cina, la chiusura di negozi e fabbriche e l’ordine per i dipendenti delle regioni colpite di lavorare da casa.

Il coronavirus è partito dalla Cina ma si è esteso in tutto il mondo, colpendo in forma massiccia le 2 regioni più produttive del nostro Paese, la Lombardia e il Veneto. L’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), giorno dopo giorno, eleva il livello di rischio connesso al coronavirus, alzando sempre più il livello di preoccupazione.

Le pandemie non sono un’interruzione “normale” delle attività. Protraendosi per mesi, questi eventi richiedono una serie extra di attività, che includono le consultazioni con epidemiologi, identificazione di ruoli critici e valutazioni di terze parti. Consideriamo una pandemia un RISCHIO OPERATIVO che deve essere gestito ai massimi livelli dell’organizzazione perché tocca tutti i dipartimenti e le sedi in cui l’organizzazione opera.

La seguente ricerca da degli spunti su ciò che i leader aziendali devono tenere in mente mentre l’epidemia di coronavirus continua.

Le organizzazioni dovrebbero prepararsi per una possibile pandemia perché le risorse non saranno disponibili una volta che la pandemia è in atto. I vantaggi di questo lavoro di pianificazione includono:

  • Ridurre al minimo l’impatto sul personale
  • Ridurre al minimo l’impatto sulla supply chain organizzativa
  • Ridurre al minimo l’impatto sull’erogazione dei servizi
  • Ridurre al minimo l’impatto sull’infrastruttura IT
  • Proteggere la reputazione aziendale
  • Ridurre l’incidenza finanziaria
  • Consentire all’organizzazione di ritornare il prima possibile a una nuova normalità

Le condizioni di una pandemia che le organizzazioni devono comprendere per poter essere preparate al fine di rispondere al meglio a un evento di questo tipo partono tutte da una condizione chiave: l’assenteismo dei dipendenti.

Una pandemia può comportare un possibile assenteismo del personale superiore al 40% per periodi prolungati e sequenziali: le organizzazioni devono comprendere cosa può significare questo per le loro operazioni commerciali ed essere preparate a prendere alcune decisioni difficili, se necessario.

Di seguito alcune considerazioni da tenere in mente per poter mettere in atto un piano di emergenza e riuscire a prevedere e contenere le ripercussioni di un evento pandemico.

Condizioni generali

  • Una pandemia è di portata mondiale e di durata indefinita.
  • Una pandemia può essere un bersaglio mobile; è necessario modificare i piani e le aspettative man mano che le cose mutano.
  • Quarantene e restrizioni di viaggio potrebbero essere messe in atto.
  • Le condizioni economiche appaiono distorte durante un’evento pandemico.

Condizioni esterne

  • I servizi statali essenziali potrebbero essere seriamente compromessi durante una pandemia su larga scala. Ciò potrebbe includere ritardi nella risposta agli eventi più svariati, come disordini civili o calamità naturali.
  • Le interruzioni di corrente dovute alla riduzione della forza lavoro delle utility potrebbero diventare più frequenti.
  • La fornitura “domestica” di Internet potrebbe non soddisfare la domanda in una pandemia su larga scala.
  • Potrebbero verificarsi razioni alimentari.
  • Gli ospedali potrebbero trovarsi in una situazione di sopraffazione.
  • Il carburante potrebbe scarseggiare.

Condizioni commerciali

  • Le multinazionali o le imprese con varie delocalizzazioni saranno probabilmente più colpite rispetto a quelle con un’unica sede.
  • Il fattore scatenante dell’impatto sul business, ovvero l’assenteismo dei dipendenti, sarà il risultato di fattori come quarantene, restrizioni di viaggio, chiusura delle scuole e familiari malati.
  • L’indice di preparazione della supply chain per far fronte alla pandemia è fondamentale.
  • La tecnologia può aiutare le organizzazioni ad adattarsi meglio alla situazione in evoluzione.
  • Tenete conto delle differenze culturali e religiose nei vostri piani d’emergenza.

Costruire un piano d’azione

Tenendo bene a mente questi presupposti, è necessario per le aziende assumere un approccio di tipo proattivo e mettere in atto delle procedure di RISK MANAGEMENT, per essere pronti all’azione di fronte a eventi estremi come il coronavirus.

Interessante l’analisi riportata nel report di  “The Smart Institute”, che da dei suggerimenti pratici per un piano d’azione aziendale anti coronavirus.

  • Stabilire un gruppo di Crisis Management, che sia in diretto contatto con i vertici aziendali e possa costituire un punto di riferimento per tutti i dipendenti.
  • Mappare tutto il personale, diretto e indiretto, con i riferimenti telefonici in modo da poter contattare tutti facilmente e in tempo reale, attraverso strumenti di instant messaging come Whatsapp o Telegram.
  • Stabilire un piano d’emergenza che faciliti il telelavoro, con connessioni VPN alla rete aziendale, video e conference call.
  • Effettuare una ricognizione del piano trasferte, cercando di ridurre al minimo gli spostamenti.
  • Definire bande di rischio basate sugli eventi legati a un aggravamento della situazione.

Viviamo in un periodo storico in cui la nostra realtà quotidiana è fortemente connessa con tutti gli altri punti del globo. Anche se non ci spostiamo fisicamente in zone colpite da epidemie o altri eventi estremi, la nostra vita ne verrà in qualche modo impattata.
Ecco perché è sempre più importante per le aziende farsi trovare pronte per le sfide a venire.

 

Fonte: www.gartner.com; www.econopoly.ilsole24ore.com